text
stringlengths 31
3.15M
|
|---|
Tipus d'usuari: administrador de fons
Un cop tenim les plantilles per descriure els paquets d'informació de transferència creades i guardades en local, el següent pas és pujar-les a la plataforma per tal que es puguin utilitzar.
Per fer-ho cal clicar "administració plantilles" de la pestanya "Administració"
Al entrar a l'administració de plantilles es mostrarà la pantalla pel manteniment de plantilles, on es llisten les plantilles del sistema, amb les opcions possibles:
Per afegir una plantilla, l'usuari haurà de donar un nom a la plantilla i pujar el fitxer de plantilla associat, que prèviament s'ha creat amb l' editor de plantilles
La modificació d'una plantilla permet pujar un nou fitxer de plantilla, sempre que no existeixin ja paquets d'informació que la facin servir.
L'eliminació d'una plantilla es podrà realitzar sempre i quan la plantilla no tingui paquets d'informació associats a la plataforma.
L'activació i desactivació de plantilles té la finalitat de poder impedir l'ús de plantilles obsoletes quan no es poden eliminar, doncs ja existeixen paquets d'informació que les fan servir.
Quan una plantilla està desactivada no es pot fer servir per a nous ingressos de PIT.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Tipus d'usuari: administrador de fons
L'editor de plantilles ens permet crear fitxers XML que tenen la funció d'establir un patró i normalitzar l'acció de descriure els paquets d'informació de transferència, ja siguin aquests expedients electrònics o documents electrònics, que es volen ingressar a la plataforma i requerir la informació de les metadades necessàries per a la correcta gestió i preservació dels mateixos.
La funció de les plantilles és la següent:
L'eina ens permetrà crear una plantilla des de zero, o carregar-ne una per poder modificar-la.
Per crear una plantilla, cal anar a la pestanya "Administració" i clicar a "Creació plantilles"
El primer que s'ha de fer és indicar el nom de la plantilla i seleccionar quin tipus de plantilla es vol crear:
En el cas de seleccionar el tipus de plantilla "expedient rígid" o "expedient rígid bàsic" s'habilita el camp "nombre de documents" per informar el nombre de documents que formen part de l'expedient.
Un cop donat el nom i definit el tipus de plantilla ja es pot passar a personalitzar, si s'escau, la plantilla:
En el cas que no es vulgui personalitzar cap element més de plantilla, cal clicar a "desar plantilla" i guardar el fitxer XML que es crea en local.
Posteriorment, caldrà pujar la plantilla fent servir la funcionalitat "administració de plantilles".
Si el que es pretén es personalitzar els elements de metadades per incloure valors per defecte, llista de valors, etc. només cal clicar el botó "Vocabularis" i a la següent pantalla es pot indicar si el vocabulari de metadades serà indexat o no (per fer les cerques) o bé personalitzar els seus elements de metadades amb l'objectiu de facilitar l'emplenat d'aquestes quan es faci servir la plantilla per descriure el PIT.
L'usuari per cada vocabulari pot:
A la columna "Elements/metadades personalitzats" apareixen els elements que d'alguna forma l'administrador ha volgut particularitzar o restringir.
Per personalitzar els elements de metadades, cal seleccionar el vocabulari i clicar al botó "Personlitza vocabulari".
A la següent pantalla, apareix un desplegable amb tots els elements de metadades del vocabulari i es pot indicar la seva consignació (opcional/obligatori) i el tipus de dades de l'element (valor prefixat, un per defecte o es composa d'una llista de valor).
Un cop establerta la particularització de l'element, aquest apareix a la llista d'elements de vocabularis personalitzats:
Cal repetir el mateix procediment per cadascun dels elements de metadades que es vol personalitzar.
Un cop acabat cal clicar al botó "Torna" per poder desar la plantilla o bé personalitzar altres opcions de la plantilla (nivells o formats dels fitxers).
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A part de crear les sèries documentals, l'usuari pot realitzar les següents operacions:
Modificar metadades de la sèrie documental
Permet modificar algunes metadades de la sèrie documental.
No es permet modificar el títol ni el codi de classificació, doncs és el vincle amb les metadades dels paquets.
Per modificar el nom d'una sèrie, s'ha de donar de baixa i tornar a crear-la.
Permet eliminar una sèrie documental.
Si hi ha paquets associats a la sèrie documental que es desitja eliminar, o polítiques que fan servir aquesta sèrie documental, s'avisa a l'usuari i no se'l permet eliminar la sèrie.
Consultar o cercar sèries documentals
Per facilitar la cerca de les sèries documentals, existeix un cercador que permet filtrar i buscar les sèries.
Si l'usuari clica a "filtra" s'habilita un pop-up per cercar les sèries documentals:
Activar/desactivar una sèrie documental
També hi ha la possibilitat d'activar o desactivar una sèrie documental:
Si es desactiva una sèrie implica:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
La plataforma iARXIU contempla tres maneres per afegir o donar d'alta una sèrie documental.
En tots els casos és imprescindible informar del codi de classificació i títol per donar d'alta una sèrie.
No es poden donar d'alta sèries documentals amb un codi de classificació i títol que ja existeixin.
De forma individual mitjançant la web
En aquest cas, l'usuari ha d'emplenar un formulari d'alta:
De forma massiva mitjançant la càrrega d'un fitxer csv
El fitxer CSV ha d'incloure els següents camps i amb l'ordre que es detalla:
Per indicacions pròpies del format csv els camps s'han de separar amb comes (,).
Si en el contingut d'algun d'aquests camps hi ha una coma cal incloure comilles dobles a l'inici i final del text.
Podeu descarregar-vos el següent exemple: series_documentals
De forma automàtica durant una transferència
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Les sèries documentals són creades pels arxivers i/o administrador d'ens i es vinculen a un ens i/o fons determinat de la seva competència.
L'arxiver pot definir i assignar les polítiques de gestió del cicle de vida a aquest nivell i així aquestes es podran aplicar a tots els PIA que formen part de la sèrie documental.
És a dir, la gestió de les sèries és un element indispensable per a facilitar l'administració i la implementació de les polítiques de la plataforma.
La plataforma permet gestionar les sèries documentals de dues maneres diferents, a nivell d'ens o a nivell de fons documental.
Si s'escull a nivell d'ens la seva gestió recau en el rol administrador d'ens i la gran particularitat és que les sèries documentals són compartides per tots els fons documentals que formen part de l'ens.
En aquesta modalitat, l'arxiver mai podrà donar d'alta, modificar o eliminar una sèrie.
Només les podrà consultar o fer servir per crear les polítiques corresponents.
Ara bé, si es prefereix gestionar les sèries documentals de forma independent per cada fons, llavors la gestió de les sèries recau en el rol arxiver.
Nota: Un cop escollida la modalitat de gestió de les sèries documental no és possible canviar-ho ja que es poden donar algunes incompatibilitats.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Tipus d'usuari: administrador d'ens
Un cop s'ha creat un fons documental cal assignar-li quins usuaris faran les tasques d'administrador del fons i/o arxiver.
Per fer-ho, cal seleccionar el fons documental i clicar a "Afegeix/Modifica usuaris"
A la següent pantalla apareix un llistat dels usuaris associats al fons.
El primer cop, el llistat està buit i cal assignar els usuaris al fons clicant al botó "afegeix usuari":
Si l'usuari ja existeix només cal seleccionar-lo i clicar a "Accepta":
En el cas que no existeixi, cal clicar a "Nou Usuari" i a la següent pantalla es pot donar d'alta mitjançant el seu certificat digital o emplenant directament les dades d'usuari:
Un cop seleccionat l'usuari, el següent pas és associar-li el/s rol/s corresponents.
Per fer-ho només cal seleccionar l'usuari. marcar el/s rol/s i clicar al botó "Aplica"
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Tipus d'usuari: administrador d'ens
Un cop l'usuari s'autentica a la plataforma ha de seleccionar l'ens amb el qual vol operar (important no seleccionar cap fons documental)
La gestió de fons permet a l'administrador d'ens crear fons documental dins del ens amb el que està treballant i associar-li quins seran els seus administradors (administrador de fons i/o arxiver).
Per donar d'alta a un fons només cal anar a la pestanya "Administració" i clicar al botó "Afegeix" del menú "Gestió fons documentals"
I tot seguit emplenar les dades corresponents:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Amb l'objectiu de sintetitzar i encapsular en una única entitat tota la documentació que es preserva a la plataforma iARXIU s'ha definit una entitat, anomenada paquet d'informació que serveix per a empaquetar la documentació a preservar tant a nivell d'unitat documental composta (expedient) com document electrònic.
És un contenidor en format xml que inclou:
– La/es signatura/es associades als documents a preservar
Paquet d'informació de transferència (PIT)
És la documentació electrònica que transfereix el productor de la documentació a la plataforma iARXIU, ja sigui aquesta una unitat documental composta o un document electrònic d'arxiu, d'acord amb el protocol de transferència establert pel Consorci AOC.
Paquet d'informació d'arxiu (PIA)
Quan els paquets d'informació de transferència ingressen a l'arxiu se'ls aplica un conjunt de controls per a verificar la seva integritat, autenticitat i idoneïtat amb els requeriments de conservació.
Se'ls afegeixen altres metadades (per exemple, les relacionades amb la informació de representació) i, si es necessari i així ho estableix la política de preservació, es pot procedir a la migració dels objectes digitals a un format més estàndard i estable.
A aquesta normalització del PIT se l'anomena paquet d'informació d'arxiu.
El PIA s'emmagatzemarà al repositori digital el temps que estableixi la política de retenció i disposició corresponent.
Paquet d'informació de consulta (PIC)
Quan un usuari vulgui consultar algun document emmagatzemat, el sistema li permet obtenir una còpia del PIA, més coneguda com a paquet d'informació de consulta (PIC).
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els usuaris que poden operar amb la plataforma iARXIU són els següents:
Nota: Tots aquests usuaris han de ser obligatòriament usuaris de la plataforma EACAT del Consorci AOC.
L'administrador d'ens el dóna d'alta el Consorci AOC a partir de les dades que consten a la sol·licitud d'alta al servei.
La resta d'usuaris ja són administrats per part de l'administrador d'ens, de fons i arxiver respectivament.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Les polítiques de retenció i disposició determinen el període de temps que els PIA han de romandre a la plataforma (període de retenció) en funció dels seus valors i assegurar la seva disposició corresponent: eliminació total, eliminació parcial (mostreig numèric, buidat selectiu, mostreig cronològic, eliminació fitxers i conservació metadades), conservació permanent i transferència.
Per retenció s'entén el període de temps durant el qual un determinat PIA ha de ser emmagatzemat o arxivat a la plataforma.
Per disposició, cal entendre aquells processos associats amb la determinació del seu destí, és a dir, quines accions poden passar en la data especificada en la política:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Amb aquests passos bàsics el fons documental ja està configurat mínimament per acceptar transferències.
Per accedir a iARXIU cal entrar a la plataforma EACAT.
Un cop dins de l'EACAT cal anar a l'apartat Aplicacions on hi ha el catàleg de serveis /aplicacions de l'EACAT:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Un cop el sistema ha executat la cerca, el resultat es mostra en forma de graella al panell central de l'aplicació.
En el resultat només es mostren documents.
Sobre els documents retornats l'usuari podrà accedir al seu contingut o a les seves propietats (metadades) de la mateixa forma que quan navega pel quadre de classificació.
Important: DESA'L només retornarà aquells documents en els quals l'usuari tingui permisos de lectura i/o escriptura
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per a poder cercar un document a DESA'L cal tenir en compte les següents particularitats
Una paraula clau com a mínim haurà de contenir 2 caràcters i no hi haurà cap limitació en quant a la longitud de les paraules.
D'aquesta forma no es podran cercar preposicions com "a".
Tampoc hi haurà cap limitació en quant al nombre de paraules clau indicades.
La cerca no és sensible a les majúscules.
Això significa que si busquem una paraula en majúscules també obtindrem com a resultat de la cerca aquells elements que continguin aquesta mateixa paraula en minúscules o en qualsevol combinació de majúscules i minúscules.
De forma anàloga, si fem la cerca d'una paraula en minúscula, també obtindrem tots els elements que continguin la paraula en majúscules.
Així doncs, si per exemple cerquem "gestió" obtindrem com a resultat tots els objectes que continguin "gestió", "Gestió" o "GESTIÓ".
De forma similar a les majúscules, el cercador no és sensible tampoc als accents.
Això vol dir que si la paraula que busquem conté accents i nosaltres posem el terme sense accents obtindrem igualment el resultat i viceversa.
Si per exemple busquem "reunio" sense accent obtindrem també els resultats amb accent.
DESA'L permet realitzar cerques de paraules clau que continguin els següents caràcters:
Per defecte DESA'L només localitza aquells elements que contenen la/es paraula/es clau tal i com l'usuari la/es ha indicat.
Això vol dir que si l'usuari cerca com a paraula clau "Secretari" no es retornaran els elements que continguin "Secretària", "Secretaris" o "Secretàries".
O si l'usuari indica un verb només es tindran en compte els documents que continguin la terminació verbal tal i com l'usuari l'ha escrit, però s'ignoraran la resta.
Ara bé, per als casos on l'usuari vol cercar les paraules de forma parcial per la seva arrel, DESA'L ofereix l'ús del caràcter comodí * que permet cercar una paraula per la seva arrel.
P. ex. si l'usuari cerca "secretari*", DESA'L retornarà els elements que continguin "secretària", "secretaris", "secretàries", etc.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Una de les principals funcionalitats que incorpora DESA'L, és un potent motor de cerca que ens permet localitzar qualsevol document que tinguem emmagatzemat en el repositori.
A més a més, per tal de poder localitzar aquests documents, és imprescindible que l'usuari tingui permisos de lectura i/o escriptura, doncs en cas contrari no es mostraran.
Per a realitzar una cerca, l'usuari introduirà les paraules clau a cercar i, opcionalment, diferents característiques que es poden combinar per modificar el comportament de la cerca.
Per personalitzar la cerca l'usuari pot informar:
Les paraules clau indicades, es cercaran sobre els documents on l'usuari tingui permisos.
La cerca s'aplicarà sobre les següents metadades dels documents:
A més a més, en el cas dels documents es cercarà dins el propi contingut sempre i quan el format del fitxer sigui un dels següents formats suportats:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El cercador de DESA'L només cerca a nivell de document.
Per cercar les classes i els expedients la única manera de fer-ho és navegant per l'àrea de l'explorador del quadre de classificació
Aquesta àrea inclou la representació en carpetes de la jerarquia de classes que conforma el quadre de classificació, així com els expedients que contenen.
En aquesta àrea l'usuari podrà navegar per les carpetes que conformen el quadre de classificació, fins al nivell de l'expedient.
També es mostra en aquesta àrea l'espai disponible, així com el nombre d'expedients i documents que hi ha arxivats a DESA'L.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A part de crear i modificar els documents, els usuaris poden:
Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d'escriptura i/o lectura
Per a descarregar un document, simplement cal fer clic sobre el seu nom.
No es poden descarregar més d'un document a la vegada ni tampoc es pot descarregar l'expedient.
Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d'escriptura
Per copiar un document, cal marcar el "check-box" situat a l'esquerra del document, i fer clic sobre botó "Copia".
Aquesta acció mantindrà el document original i crearà una copia nova del mateix en l'expedient a on s'enganxi.
Per a moure un document, cal marcar el "check-box" situat a l'esquerra del document, i fer clic sobre el botó "Talla".
Aquesta acció, mourà el document al nou expedient a on s'enganxi.
Per copiar o moure un document a un expedient, cal copiar-ne o tallar-ne un prèviament.
A continuació, un cop situat al expedient de destí desitjat, caldrà fer clic al botó "Enganxa".
Alguna de les metadades del document s'actualitzen quan s'ubica a un nou expedient.
Les metadades que s'actualitzen són:
Usuari responsable: usuari amb permisos d'escriptura
Per eliminar un document, s'ha de marcar el "check-box" situat a l'esquerra, i fer clic sobre el botó "Elimina".
A continuació, es mostrarà un missatge de confirmació per assegurar que realment es vol eliminar un document, si és així, caldrà fer clic el botó "Accepta".
Els documents PDF es poden signar electrònicament mitjançant l'applet de signatura del Consorci AOC.
Quan es tracti d'un document PDF i sigui seleccionat s'habilitarà un botó "signa".
En aquest moment es carregarà l'applet de signatura i es podrà signar el document.
Cal tenir present que al signar el document es sobreescriurà el document original.
La signatura que es genera és del tipus avançat i inclou segell de temps
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Usuari responsable: arxiver i qualsevol usuari que tingui permisos d'escriptura
Per editar la informació associada a un document, s'ha de fer clic al enllaç "Info" que es troba a la seva dreta, per desplegar el detall, i fer clic sobre l'enllaç "Edita Propietats".
Quan s'editen les propietats d'un document es poden modificar les seves metadades, excepte aquelles que apareixen en color gris, i també es pot canviar el seu contingut (fitxer).
Un cop s'han modificat les metadades i/o el fitxer només cal clicar al botó "Desa".
Restriccions en la modificació d'un document:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Usuari responsable: arxiver i qualsevol usuari que tingui permisos d'escriptura
Aquesta funcionalitat permet carregar més d'un document a un expedient en concret sense necessitat d'emplenar cap metadada obligatòria per cada document.
L'usuari ha d'entrar dins de l'expedient i clicar el botó "Càrrega Múltiple".
En aquest moment es càrrega l'applet per pujar documents i l'usuari només ha de seleccionar tots aquells documents que vol pujar.
Es poden seleccionar tants documents com es vulguin i és independent del lloc on es trobin en el servidor de fitxers local de l'usuari, permetent pujar documents de carpetes diferents.
També es poden seleccionar carpetes i en aquest cas DESA'L seleccionarà tots els documents que hi consten, prescindint de la seva ubicació en subcarpetes o altres nivells.
Un cop seleccionats tots els documents que es volen pujar cal clicar el botó "Pujar".
Al final del procés l'aplicació indica el nombre de documents que s'han pujat
A continuació podrem veure a DESA'L els documents que s'han inclòs a l'expedient.
A més a més, DESA'L ha incorporat automàticament totes les seves metadades obligatòries.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
L'eina Sobre Digital permet la presentació de l'oferta en dues fases tal i com preveu la LCSP 9/2017.
D'aquesta manera, l'empresa pot tancar l'oferta seleccionant els documents que la formen però enviant aquests més tard.
Aquest recurs recollit en la Llei es coneix com el recurs de les 24 hores.
Només es pot fer servir si resten menys 24 hores per la finalització del termini i un cop signat el resum l'empresa disposa de 24 hores per acabar de pujar els documents restants mitjançant l'enllaç de preparació de l'oferta.
L'eina avisa al licitador en el moment de tancament de l'oferta del fet que manquen documents per enviar.
En el cas que, tot i així, l'empresa no faci aquesta segona part de la presentació de la documentació, us apareixeran els documents a l'eina d'obertura amb el literal "no presentat" i no estaran accessibles atès que només s'han pujat a l'eina les empremtes digitals dels mateixos.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A dia d'avui l'eina de Sobre Digital no disposa d'una funcionalitat concreta per presentar ofertes de forma anònima.
No obstant, traslladem a sota una recomanació de la Junta Consultiva de Contractació Administrativa, per donar compliment a l'article 187.1 de la Llei 9/2017 de 8 de novembre, de contractes del sector públic, mitjançant les possibilitats de configuració d'accés limitat a l'espai d'obertura de sobres que ofereix l'eina:
Seguint aquesta recomanació de la JCCA, aquesta qüestió s'hauria d'incloure als plecs, tant pel que fa a mantenir l'anonimat en les propostes (sense noms, ni dades, ni logotips ni cap mena d'identificador) com pel que fa a l'accés de l'eina d'obertura per part de la unitat de contractació, especificant que els membres del jurat no accediran a les propostes de projectes mitjançant l'eina de Sobre Digital.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per a realitzar una modificació a la configuració de sobres posterior a la seva publicació cal fer una esmena de la fase d'anunci de licitació.
Un cop desada l'esmena, la licitació torna a quedar en estat "En edició" i ja es pot modificar qualsevol element de la configuració del sobre digital.
Les empreses veuran la nova configuració quan accedeixin a l'eina, una vegada es torni a publicar.
En el cas de modificacions de documents o plantilles les empreses que hagin activat oferta per aquella licitació rebran un avís i veuran els canvis introduïts a l'espai de preparació i presentació d'ofertes.
Si la modificació que cal realitzar consisteix en afegir o eliminar un sobre i/o un lot una vegada publicada la licitació, caldrà anul·lar l'expedient posant com a motiu "Anunci publicat per error" i publicar un nou expedient amb un codi d'expedient diferent i nova publicació en fase anunci de licitació amb la nova configuració.
La configuració de meses i custodis es pot fer en qualsevol moment des de la pestanya "Gestiona la licitació electrònica".
Així mateix, les dates d'obertura de Sobre Digital es poden modificar des de la mateixa pestanya, fins que tots els sobres estiguin oberts.
En aquest darrer cas, l'eina publicarà una esmena automàtica al perfil de contractant.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
L'eina Sobre Digital no limita la presentació de les ofertes sense que aquestes continguin tota la documentació marcada com a obligatòria per part del vostre òrgan de contractació.
Es a dir, els licitadors poden tancar i posteriorment enviar l'oferta la presentació sense adjuntar tot els documents requerits.
En aquest cas, l'eina els avisarà amb el literal de sota en el moment del tancament.
Així mateix, a partir de les 24 hores prèvies al termini de presentació, el licitador tindrà la possibilitat de realitzar la presentació de l'oferta en dues fases, de manera que pot seleccionar el document per presentar l'empremta digital i disposar de 24 hores des del moment de la presentació, per a trametre definitivament l'arxiu.
L'eina els avisa d'aquest fet en el moment del tancament de l'oferta.
En cas que en qualsevol dels dos casos plantejats, l'oferta s'acabi registrant al vostre òrgan de contractació sense contenir la documentació, a l'eina d'obertura es mostrarà el literal "No presentat" al fitxer que no s'hagi pujat per part del licitador a Sobre Digital.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El document electrònic és la darrera unitat d'informació de DESA'L i s'ha de vincular necessàriament a un expedient.
No es permet associar més entitats al document.
Nota: Només el rol arxiver i els grups d'usuaris que tingui permisos d'escriptura en l'expedient corresponent poden crear i gestionar els documents.
Per crear un document cal entrar dins l'expedient on es vol ubicar el document i fer clic al botó "Crea document".
Apareixerà un formulari en el que es sol·licita introduir dades informatives sobre el document a crear, a més d'afegir el fitxer que es vol pujar.
Aquelles dades obligatòries d'emplenar, estaran marcades amb un asterisc.Hi ha altres metadades que ja estan informades i que no es poden modificar.
La informació referent al document es troba agrupada en pestanyes:
Finalment, un cop s'ha fet clic al botó "Desa i Puja Contingut" de la pestanya "Dades identificatives", el document serà desat a l'aplicació.
Mentre duri el procés de carrega del document, caldrà mantenir obert el navegador.
Un cop finalitzada la pujada el document ja estarà disponible dins de l'expedient
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El Consorci AOC està posant en marxa una nova solució d'administració electrònica basada en la integració del servei DESA'L (el nostre repositori digital per emmagatzemar i custodiar els expedients i documents en fase de tramitació mentre aquests romanen oberts) amb els principals serveis del Consorci AOC (Via Oberta, EACAT tràmits, ERES, e-NOTUM, etc.)
L'objectiu que pretenem amb aquesta solució és que tota la documentació de l'ens estigui en un únic espai, centralitzat, amb independència que el document hagi estat incorporat pels usuaris de DESA'L de forma manual o bé s'hagin incorporat de forma automàtica mitjançant el consum dels serveis del Consorci AOC.
Els documents generats per l'ús i consum dels serveis del Consorci AOC (per exemple, les consultes de Via Oberta, les evidències de l'e-NOTUM, etc.) es desaran:
Nota: Aquest servei d'arxiu s'implantarà de forma gradual per a tots els serveis del Consorci AOC.
La planificació de la implantació d'aquest servei es publicarà al web del consorci i s'informarà als ens usuaris.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per poder transferir expedients a la plataforma iARXIU del Consorci AOC cal tenir en compte les següents consideracions:
En aquest cas, es permet la transferència d'un o més expedients, però sempre dins de la mateix classe del quadre de classificació.
Per poder transferir un expedient aquest ha d'estar tancat (en color vermell).
En cas, que es seleccioni un expedient obert (en color groc) en el moment de fer la transferència la plataforma demanarà informar la data de tancament i el fons documental on s'ha de transferir l'expedient.
En cas de seleccionar un expedient ja tancat només demanarà seleccionar el fons documental on s'ha de transferir l'expedient.
L'arxiver ha de seleccionar l'expedient o expedients que vol transferir i clicar el botó "Transfereix iArxiu".
A continuació s'habilitarà un pop-up per indicar en quin fons documental de la plataforma iArxiu vol transferir l'expedient.
Si només existeix un únic fons documental a la plataforma iArxiu no apareixerà el pop-up i la transferència s'iniciarà directament.
Un cop s'ha indicat el fons documental, DESA'L iniciarà el procediment de transferència.
Fins que no s'hagin preparat tots els expedients a transferir, la pantalla de DESA'L quedarà bloquejada, sense permetre realitzar altres tasques o accions.
Un cop finalitzada la preparació de la transferència, la pantalla es desbloquejarà i l'usuari rebrà un missatge informant de l'inici de la transferència.
Finalització de la transferència
Nota: El procés de transferència no és automàtic ja que es processa de forma asíncrona cada hora.
Fins que no finalitzi el procés els expedients transferits restaran bloquejats, sense possibilitat d'editar-los ni afegir més documents.
Un cop s'ha processat correctament la transferència, aproximadament al cap d'una hora d'iniciar el procés, la forma de saber si l'expedient s'ha transferit correctament es comprovar amb quin color es troba l'expedient.
Si l'expedient ha passat a un color groc tènue significa que l'expedient s'ha transferit.
A més a més, si col·loqueu el cursos del ratolí a sobre de l'expedient apareix la URL on s'ha arxivat l'expedient a la plataforma iARXIU.
Si consulteu les metadades de l'expedient a la pestanya d'arxiu apareix la informació sobre la transferència: l'identificador que té l'expedient a la plataforma i la URL d'accés.
Error en la transferència de l'expedient a la plataforma iARXIU
Si l'expedient segueix en vermell al cap d'una hora vol dir que la transferència ha fallat.
Per saber-ho amb exactitud cal consultar les metadades, la pestanya Arxiu i la metadada "Observacions transferència" on apareixerà el motiu de l'error.
Quan un expedient no s'ha pogut transferir pel motiu que sigui (format d'algun fitxer no acceptat, problemes de connectivitat, etc.) els expedients tornen al seu estat anterior, tancat.
Els expedients transferits a la plataforma iARXIU s'eliminaran de la plataforma DESA'L al cap de 2 mesos de la seva transferència.
El que s'eliminarà seran els documents que en formen part.
El que sempre romandrà a la plataforma DESA'L és la carpeta de l'expedient.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A part de crear i modificar l'expedients, els usuaris poden:
Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d'escriptura
Per copiar un expedient, cal marcar el "check-box" situat a l'esquerra, i fer clic sobre el botó "Copia".
Això mantindrà l'expedient original i crearà una copia nova del mateix en la classe a on s'enganxi.
Es poden copiar més d'un expedients a la vegada, només cal marcar la casella de cada expedient i procedir amb l'operació.
Per moure un expedient a una altra classe, cal marcar el "check-box" situat a l'esquerra, i fer clic sobre el botó "Talla".
Aquesta acció mourà l'expedient a la nova classe on s'enganxi.
Per enganxar un expedient a una classe, cal haver-ne copiat o tallat un prèviament.
A continuació, caldrà fer clic al botó "Enganxa" estant situat a la classe destí desitjada.
Alguna de les metadades de l'expedient s'actualitzen quan s'ubica l'expedient a una nova classe.
En concret, les metadades que s'actualitzen són:
Per poder informar de la data de tancament de l'expedient, quelcom indica que la tramitació del mateix ha finalitzat i és susceptible de ser transferit a la plataforma iARXIU, es pot informar editant les metadades de l'expedient o bé si es selecciona un o més d'un expedient es pot informar mitjançant un pop-up.
En cas de seleccionar més d'un expedient a la vegada s'informarà de la mateixa metadada a tots els expedients.
L'usuari ha de seleccionar l'expedient o expedients que vol tancar i clicar el botó "Tanca Exp".
Un cop s'ha indicat la data de tancament, DESA'L inclourà aquesta data i actualitzarà l'estat de l'expedient a "Tancat" en tots els expedients que s'han seleccionat i iniciarà el seu tancament.
A més a més, canviarà el color de la carpeta a vermell, per distingir-los dels que estan oberts i/o transferits.
Un cop un expedient està tancat, es bloqueja la seva edició, tant de les metadades com dels documents que en formen part.
Nota: Només l'usuari amb rol arxiver pot editar les metadades i/o afegir documents a un expedient tancat.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Usuari responsable: arxiver i qualsevol usuari que tingui permisos d'escriptura
Per editar la informació associada a un expedient, cal fer clic sobre l'enllaç "Info" que es troba a la seva dreta, per desplegar el detall i fer clic sobre l'enllaç "Edita Propietats".
D'aquesta forma es permet modificar la informació agrupada en les pestanyes.
Un cop realitzats els canvis desitjats, caldrà fer clic el botó "Desa" per desar o "Cancel·la" per desfer-los.
Les metadades que NO es poden editar apareixen amb un color gris fluix:
Restriccions en la modificació de les metadades
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Usuari responsable: arxiver i qualsevol usuari que tingui permisos d'escriptura
El botó "càrrega múltiple" permet crear expedients i carregar documents de forma automàtica a partir d'un directori del sistema de fitxers seleccionat per l'usuari.
Cal tenir en compte que la lògica que DESA'L fa servir per crear els expedients i documents és la següent:
En el següent gràfic es detalla el comportament de la càrrega múltiple a nivell de classe:
Per realitzar una càrrega massiva cal entrar dins d'una classe del quadre de classificació i clicar al botó "Càrrega múltiple":
Com que aquesta funcionalitat fa servir un applet que es descarrega automàticament en el navegador web, la primera vegada que es fa servir aquest component el navegador et demana si vols confiar en l'editor del component.
Important: Per poder utilitzar l'aplicació és obligatori tenir instal·lada la versió 1.5 o superior de Java.
El funcionament de l'aplicació de càrrega massiva és molt senzill.
Cal clicar el botó "Examinar" per anar a buscar la carpeta que inclourà altres carpetes i documents que es volen pujar en el directori de fitxers local de l'usuari.
En concret, l'usuari ha de seleccionar la carpeta "mare" que inclouen els documents i carpetes que vol carregar.
L'aplicació, tal i com s'ha descrit anteriorment, crearà expedients en funció de les carpetes incloses dins de la carpeta seleccionada.
En l'exemple de sota, l'usuari ha seleccionat la carpeta "expedients_actes".
I aquesta carpeta inclou en el primer nivell un document i 2 carpetes
Un cop seleccionada la carpeta, l'aplicació informa dels documents que es pujaran.
Només cal clicar el botó "Pujar" per iniciar la càrrega dels documents.
Si hi ha algun dels documents que no es volen pujar només cal seleccionar-lo i clicar el botó "Elimina seleccionats".
El botó "Elimina tots" elimina tots els documents que s'han capturat prèviament
A continuació s'aniran pujant tots els documents seleccionats.
A la barra podreu saber el temps restant de càrrega.
Important: No tanqueu l'applet mentre s'estiguin carregant els documents ja que sinó es perdrà la connectivitat i els documents no es carregaran
Un cop ha finalitzat el procés, l'aplicació informa del nombre de documents pujats i del nombre d'expedients que s'han creat:
A continuació podrem veure a DESA'L els expedients creats i els documents que s'han inclòs en cada carpeta d'expedient.
A més a més, DESA'L ha incorporat automàticament totes les metadades obligatòries a nivell d'expedient i document:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Tot expedient ha d'estar sempre associat a una classe del quadre de classificació, sense importar a quin nivell es trobi del quadre.
Un expedient llavors no pot contenir ni classes ni altres expedients, només documents.
Nota: Només el rol arxiver i els grups d'usuaris que tingui permisos d'escriptura en la classe corresponent poden donar d'alta i gestionar els expedients.
Per crear un expedient només cal entrar dins la classe on es vulgui ubicar l'expedient i fer clic al botó "Crea Expedient".
Apareixerà un formulari en que es sol·licita introduir dades informatives sobre l'expedient a crear.
Aquelles dades que siguin obligatòries emplenar, estaran marcades amb un asterisc.
Hi ha altres metadades que ja estan informades i que no es poden modificar.
La informació referent a l'expedient es troba agrupada en pestanyes:
Nota: Per donar d'alta un expedient només s'ha d'informar del camp títol de l'expedient.
La resta de metadades obligatòries s'informen automàticament, tot i que, algunes es poden modificar.
La decisió d'emplenar la resta de metadades recau en l'usuari.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Les operacions que no estan contemplades en la gestió de les classes del quadre de classificació són les següents:
Els usuaris no arxivers no poden fer cap operació o acció amb les classes, només consultar les seves metadades o navegar pel quadre.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A part de crear i modificar les classes del quadre de classificació, l'arxiver pot realitzar les següents operacions:
Per moure una classe, cal marcar el "check-box" situat a l'esquerra, i fer clic sobre el botó "Talla".
Aquesta acció, mourà la classe a dins de la classe "pare" a on s'enganxi.
Aquesta acció també tallarà tots els elements, altres classes, expedients i documents que hi hagi dins de la classe.
A continuació, un cop situat a la classe de destí desitjat, caldrà fer clic al botó "Enganxa".
Quan es talla i s'enganxa una classe, les metadades que canvien són les següents:
Només es poden eliminar aquelles classes que no tinguin cap contingut.
Si es vol eliminar una classe amb contingut cal eliminar totes les entitats que en depenen.
Per tal d'eliminar una classe, s'ha de marcar el "check-box" situat a l'esquerra, i fer clic sobre el botó "Elimina".
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per editar la informació associada a una classe s'ha de fer clic al enllaç "Info" que es troba a la seva dreta, per desplegar el detall, i fer clic sobre l'enllaç "Edita Propietats".
Les metadades que NO es poden modificar apareixen d'un color gris i les que SI de color blanc:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Cal situar-se al nivell del quadre on es vol crear una classe i fer clic al botó "Crea classe".
Apareixerà un formulari en el que se sol·licita introduir dades informatives sobre l'entitat a crear.
Aquelles dades que siguin obligatòries omplir, estaran marcades amb un asterisc.
La informació referent a la classe es troba agrupada en pestanyes (Dades identificatives, Classificació i Permisos).
Les dades obligatòries a informar són les següents:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Assignació i modificació dels permisos
L'assignació o modificació dels permisos a les diferents entitats documentals (classe, expedient i document) es configura a la pestanya "Permisos" quan s'edita una d'aquestes entitats.
Per assignar i/o modificar els permisos cal tenir present les següents restriccions:
Per facilitar la gestió dels permisos els canvi en els permisos d'una classe es propagaran en cascada cap a les seves subclasses, expedients i documents tant existents com futurs.
De forma anàloga, els canvis de permisos en un expedient es propagaran cap als seus documents actuals i futurs.
La política de propagació dels permisos es farà amb les següents premisses:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Quan entreu a DESA'L, com a usuari no arxiver, per primera vegada us trobareu el següent missatge:
" El teu usuari no té definida cap etiqueta del DESA'L i per tant no pots accedir.
Si us plau, demana al teu gestor d'usuaris que t'assigni etiquetes a DESA'L i a continuació torna a entrar "
Aquest missatge apareix perquè no existeix cap etiqueta creada i vinculada al servei DESA'L i a l'usuari.
El concepte "etiqueta" dins del context de l'EACAT s'utilitza per parlar dels grups d'usuaris.
Per solucionar-ho és tant senzill com que el gestor d'usuaris del vostre ens entri a la pestanya de configuració de la plataforma EACAT i creï les etiquetes o grups d'usuaris que necessiteu i després les vinculi al servei de DESA'L.
Un cop creades les etiquetes el gestor d'usuaris haurà d'incloure els usuaris en cadascuna d'elles.
El gestor d'usuaris un cop dins de la plataforma EACAT clica a la pestanya de configuració i en l'apartat "Directori d'usuaris" ha de clicar a "Etiquetes" per crear-ne una de nova
Us recomanem que per diferenciar les etiquetes del servei DESA'L de les demés les anomeneu de la següent manera: DSL – nom del grup (DESAL-Recursos humans).
Un cop clica al botó de crea etiqueta, ja està disponible.
El següent pas, és assignar el/s usuari/s del vostre ens a les etiquetes corresponents.
Per fer-ho només cal seleccionar l'usuari i clicar al botó "Etiqueta" i seleccionar la corresponent
I el darrer pas és vincular totes les etiquetes al servei de DESA'L. Per fer-ho cal clicar a la pestanya "Serveis" i buscar el servei "DESA'L".
Seleccioneu DESA'L i només cal clicar al botó "Etiqueta" i seleccionar l'etiqueta corresponent i apareixerà el següent missatge
Haureu de repetir aquest pas per cada etiqueta que es vulgui vincular al servei DESA'L. A mesura que es van associant les etiquetes al servei us apareixeran al costat.
Important: Els grup d'usuaris/etiquetes no són exclusius i per tant un mateix usuari pot pertànyer a diversos grups/etiquetes de DESA'L.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
L'iARXIU és un repositori electrònic per emmagatzemar i custodiar els documents electrònics, de manera que es pugui garantir la seva integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, seguretat, recuperació i conservació a llarg termini.
Aquest repositori funciona a manera d'arxiu central i/o arxiu històric i està pensat per a la documentació semiactiva i/o històrica.
A més a més, inclou la prestació d'uns serveis específics relacionats amb la preservació digital per tractar els problemes derivats de la fragilitat dels suports i l'obsolescència tecnològica, ja sigui del maquinari, el programari o dels formats dels documents.
En concret, iARXIU, contempla els següents mòduls funcionals:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
La pedra angular per organitzar la documentació és el quadre de classificació, entès com una estructura jeràrquica i lògica en la què es representen les funcions i les activitats de qualsevol organització que acaben generant expedients i/o documents.
La gestió documental agrupa expedients d'una manera estructurada i, segons les bones pràctiques, aquesta estructura hauria de reflectir les funcions i activitats de negoci de l'organització.
El quadre de classificació és una jerarquia de classes que s'estructura de la següent forma:
L'estructura del quadre de classificació és jeràrquica perquè és la forma d'assegurar una organització clara, estable i efectiva dels documents.
El quadre de classificació es conforma mitjançant el concepte de classes.
Les classes aporten un marc per a la classificació i són els pilars bàsics del quadre de classificació.
Les característiques de les classes són les següents:
L'arxiver és el rol que s'encarrega de la seva creació i administració.
L'expedient és aquella entitat formada pel conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, qualsevol que sigui la informació que contingui.
Tot expedient ha d'estar sempre associat a una classe del quadre de classificació, sense importar a quin nivell es trobi del quadre.
Les característiques dels expedients són les següents:
L'usuari o arxiver podrà crear, modificar, consultar i tancar expedients sempre i quan tingui els permisos adients a la classe del quadre.
Segons la llei 11/2007 és informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat, i susceptible d'identificació i tractament diferenciat.
Les característiques dels documents electrònics són les següents:
L'usuari o arxiver podrà afegir documents a l'expedient sempre i quan tingui els permisos adients.
DESA'L ha implementat el següent model d'entitat – relació, una visió de les entitats associades als documents i les seves regles de funcionament:
En concret, les regles de funcionament són les següents:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Nota: Aquest servei d'arxiu s'implantarà de forma gradual per a tots els serveis del Consorci AOC.
La planificació de la implantació d'aquest servei es publicarà al web del consorci i s'informarà als ens usuaris.
Ara bé, l'espai d'emmagatzematge és únic i compartit ja que la idea és que els documents associats a un expedient s'arxivin conjuntament, amb independència que el document s'hagi generat per l'ús d'un servei d'administració electrònica del Consorci AOC o bé l'hagi carregat un usuari de forma manual mitjançant l'aplicació web de DESA'L.
Aquest espai únic està totalment gestionat per part del rol arxiver de l'ens i és responsabilitat seva i de la resta d'usuaris que tinguin permisos de gestionar correctament tots els documents que es custodien i l'ús que se'n faci, fins i tot, de la seva eliminació.
En aquest sentit, els documents que s'arxivaran generats per l'ús d'altres serveis del Consorci AOC (per exemple, evidències de Via Oberta, notificacions electròniques del E-Notum, etc.) es desaran en l'expedient corresponent o en cas que no sigui possible en una classe anomenada "Documentació pendent de classificar".
En ambdós casos, el rol arxiver i aquells usuaris que tinguin permisos d'escriptura en l'expedient on s'ha desat el document podran eliminar, modificar, moure el document.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Durant els darrers anys, amb l'entrada de l'era d'Internet a les Administracions públiques, aquestes han experimentat una evolució extraordinària, basada en el desenvolupament de la innovació tecnològica, la reorganització administrativa i la millora contínua dels serveis públics.
L'Administració electrònica és el model d'Administració pública basada en l'ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC), combinat amb els canvis organitzatius i jurídics necessaris, amb l'objectiu de millorar l'eficiència interna, les relacions interadministratives i les relacions de l'Administració amb les persones, les empreses i les organitzacions.
Els principis de l'Administració electrònica
L'Administració electrònica permet, per tant, que els serveis que ofereix l'Administració a la ciutadania es prestin d'una manera més eficaç, ràpida i eficient; facilita l'acostament als ciutadans, multiplica els canals pels quals els ciutadans s'hi poden relacionar i en simplifica les relacions.
L'Administració electrònica s'inspira en els principis següents:
Els beneficis de l'Administració electrònica
L'Administració electrònica aporta beneficis importants, tant per a la ciutadania com per a la mateixa Administració:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Gestioneu fàcilment els vostres documents en tramitació
Un cop rebuda tota la documentació correcta per part de l'ens, el Consorci AOC es compromet a donar d'alta aquest servei en el termini de quinze dies hàbils en el 90% dels casos.
DESA'L, el gestor documental integrat a iArxiu
Tenir tota la documentació en un únic repositori amb els mateixos criteris de creació, descripció i classificació us facilitarà la feina
Us costarà menys trobar i recuperar la documentació, gràcies a la unificació de criteris
No us costarà ni un euro i suposa una eliminació dels costos fixos relacionats amb la tecnologia gràcies a l'ús de la nostra solució
"Els municipis amb pocs habitants trobem en els serveis de l'AOC la gratuïtat i la comoditat necessàries per dur a terme el nostre dia a dia"
Cobreix des de la captura dels documents i la seva descripció (metadades), fins a la seva classificació, emmagatzematge i consulta, mitjançant una interfície intuïtiva i simple per als usuaris
En el mateix repositori documental es poden guardar els documents de l'ens de forma manual com els generats per l'ús i consum dels principals serveis d'administració electrònica del Consorci AOC, aquests de forma automàtica (EACAT- tràmits, Via Oberta, e-NOTUM, etc.)
Proporciona un motor de cerca per localitzar qualsevol document.
A més a més, permet gestionar els permisos d'accés tot escollint quines persones o grups poden accedir a una documentació concreta
Gestió integral del cicle de vida dels expedients mitjançant la transferència a iARXIU un cop s'ha finalitzat la seva tramitació
Els expedients i documents estan disponibles en tot moment per atendre les necessitats de consulta del vostre ens
Disposa d'un conjunt de serveis web per permetre la integració amb eines de tramitació i així facilitar la càrrega i descàrrega dels documents i expedients
Permet crear i gestionar el quadre de classificació documental del vostre ens a través d'una jerarquia de carpetes amb la finalitat d'organitzar els expedients i documents d'una forma ordenada, eficaç i responsable
Permet descriure les classes del quadre de classificació, els expedients i documents d'una forma detallada i amb un alt nivell d'automatització per fer-ho de forma ràpida
Us acompanyem en aquest salt digital
La transformació digital es inevitable, però sabem que no és gens fàcil tirar-se al buit.
Per això, des de l'AOC, us farem costat en tot moment per treure suc a aquest salt i gaudir junts
Cursos, events i formació que t'ajudaran en la posada en marxa del servei
No forceu al ciutadà a desplaçar-se a correus perque el carter no l'ha torbat a casa
Suport continu per part de l'AOC per tal de fer el salt junts.
Traureu més profit de la DESA'l si el complementeu amb el següent servei
DESA'l es troba integrat a iARXIU
Transformar l'Administració necessita valents que facin un pas endavant.
Ànim i llenceu-vos, us garantim un aterratge 100% segur.
* Consulteu les Condicions de prestació d'aquest servei
La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata. |
Garantiu que els documents electrònics es mantinguin íntegres i accessibles al llarg del seu cicle de vida
Accedir al tràmit que trobareu, a EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Sol·licitud de serveis > Tràmit "Sol·licitud d'alta i modificació dels serveis de l'AOC".
No cal que ho feu perquè s'ha centralitzat la seva alta mitjançant el Departament de Cultura.
La solució d'arxiu i preservació digital pels vostres expedients finalitzats
Amb la documentació centralitzada en un únic repositori i amb les mateixes regles, la documentació és més fàcil de trobar i recuperar
No us costarà ni un euro i suposa una eliminació dels costos fixos relacionats amb la tecnologia gràcies a l'ús de la nostra solució
No us preocupeu més per la preservació a llarg termini dels vostres documents electrònics
Coordinadora d' organització de persones i e-administració
"Necessitàvem una eina que ens garantís la perdurabilitat de la nostra documentació electrònica"
Us acompanyem en aquest salt digital
La transformació digital és inevitable, però sabem que no és gens fàcil tirar-se al buit.
Per això, des de l'AOC, us farem costat en tot moment per treure suc a aquest salt i gaudir junts
Cursos, tutorials i jornades que t'ajudaran a posar en marxa el servei
No forceu al ciutadà a desplaçar-se a Correus perquè el carter no l'ha trobat a casa
Suport continu per part de l'AOC per tal de fer el salt junts.
Traureu més profit de l'iARXIU si el complementeu amb el següent servei
Repositori d'expedients i documents en tràmit
iARXIU incorpora el servei DESA'l per gestionar els expedients en tràmit
Transformar l'Administració necessita valents que facin un pas endavant.
Ànim i llenceu-vos, us garantim un aterratge 100% segur.
* Consulteu les Condicions de prestació d'aquest servei
La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata. |
Per descarregar la documentació dels assentaments del MUX i del Registre Auxiliar, mitjançant Serveis Web, caldrà fer ús de la modalitat de Descàrrega d'Assentaments.
Per enviar la petició XML haureu d'utilitzar la missatgeria genèrica de la PCI.
Dins de la petició XML, en la part de dades específiques de la petició, caldrà incorporar la missatgeria específica de la modalitat MUX_DESCARREGA
Addicionalment, els serveis dels quals es podrà descarregar la documentació associada a un assentament, s'aniran adherint progressivament.
Serveis disponibles a data gener de 2018:
Serveis que treballaran la integració però no tenen data:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Caldrà fer ús de la modalitat de Consulta d'Assentaments.
Haureu d'utilitzar la missatgeria genèrica de la PCI.
Dins de la petició XML, en la part de dades específiques de la petició, caldrà incorporar la missatgeria específica de la modalitat MUX_CONSULTA
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
És un curs obert i, per tant, no té dates concretes.
Llegeix-lo al teu ritme i, si vols, podràs fer una activitat final per tal de rebre un certificat acreditatiu.
El contingut del curs s'estructura en quatre unitats i la possibilitat d'accedir a un certificat d'acreditació de coneixement bàsic de l'Hèstia:
Segons el que estipula el Preàmbul V de la Llei de serveis socials, "els serveis socials bàsics (de caràcter públic i local) constitueixen un dispositiu d'informació, diagnòstic, orientació, suport, intervenció i assessorament individual i comunitari, a més d'ésser la porta d'entrada habitual al sistema de serveis socials, i l'eix vertebrador de tota la xarxa de serveis socials".
L'SBAS es configura, així doncs, com el primer nivell d'atenció social del sistema públic de serveis socials i és el servei més proper a l'usuari, en l'atenció a les seves necessitats socials més immediates i bàsiques, tant de la persona, com de la unitat familiar, o de la comunitat.
Les Àrees Bàsiques de Serveis Socials s'estableixen com a unitat primària d'atenció social, a efectes de prestació dels serveis socials bàsics, i s'organitzen sobre una població mínima de vint mil habitants per municipi.
La gestió de l'ABSS dels municipis menors de 20.000 habitants li correspon a l'ens comarcal on pertany, o a l'ens associatiu creat especialment amb aquesta finalitat, amb algunes excepcions, amb la finalitat de poder oferir una estructura més organitzada, sòlida i eficient.
Els municipis majors de 20.000 habitants poden tenir més d'una àrea bàsica de serveis socials, en funció del nombre d'habitants i de les necessitats socials.
L'Hèstia és el sistema d'informació que presta el Consorci d'Administració Oberta de Catalunya, des de desembre de l'any 2013, que dona resposta, en gran mesura, a les necessitats de registre del primer nivell del sistema públic de serveis socials.
El Consorci AOC té l'objectiu de garantir la sostenibilitat del servei Hèstia, potenciar-ne l'ús, promoure el seu desplegament territorial i continuar invertint en la seva millora tecnològica, funcional i organitzativa, ampliant les diverses funcionalitats que puguin esdevenir un suport bàsic i real en el registre, la gestió i la planificació dels serveis socials.
L'Hèstia és una eina que permet el registre i la gestió de la informació dels serveis socials bàsics, i altres serveis associats com el de SIAD, Immigració, i EAIA, facilitant la recollida de les dades bàsiques de les persones usuàries, la gestió del temps dels professionals que en fan ús, la gestió d'expedients i l'explotació de la informació recollida pels professionals de l'atenció social.
Alhora, existeix la finalitat que l'Hèstia pugui esdevenir l'instrument bàsic de suport als professionals, en relació a alguns aspectes ja recollits al Model de Serveis Socials, i que s'encaren vers la millora de l'atenció, la planificació, la coordinació, el seguiment i l'avaluació, així com els processos d'atenció, incorporant alhora, l'intercanvi d'informació entre els diferents agents que treballen en Serveis Socials i el seu emmarcament en l'era de la digitalització.
El servei Hèstia dona resposta a les diferents tipologies d'Àrees Bàsiques, permetent les següents funcionalitats essencials:
L'Hèstia està adreçat a tots els ens locals de Catalunya que treballin en matèria de Serveis Socials Bàsics, a través de les Àrees Bàsiques de Serveis Socials.
Els usuaris d'Hèstia són els diversos professionals de serveis socials i els professionals que els donen suport (administratius/ves, informadors/es), de les Àrees Bàsiques de Serveis Socials.
Els principals avantatges que proporciona l'Hèstia són els següents:
L'Hèstia està implementat a 82 de les 105 Àrees Bàsiques de Serveis Socials Bàsics de tota Catalunya.
Fan ús del servei un total de 762 municipis i més de 3.700 professionals.
En el mapa exposat es pot veure la implantació del servei per municipis
Per tal de conèixer com configurar correctament i com accedir al servei, consulteu el següent enllaç: primers pasos en l'Hèstia ( connexió i accés, i canvi de contrasenya )
La informació a Hèstia s'estructura en diversos mòduls que permeten registrar la intervenció professional, segons l'àmbit d'intervenció.
Els professionals podran accedir a cada mòdul en funció els permisos assignats que disposin, relacionats amb les seves funcions, els seus àmbits d'intervenció i l'organització a la què pertanyen.
A Hèstia existeixen diferents perfils d'usuari: Auxiliar administratiu, Administratiu tècnic, Tècnic/a (TS o ES), Coordinador/a, Administrador/a, així com els tècnics especialitzats segons àmbits específics d'actuació (SIAD, IMMIGRACIÓ, EAIA,..).
Cadascun d'aquests usuaris pot realitzar les següents accions segons els permisos territorials i per àmbit que tingui assignat prèviament: Quins tipus de permisos tenen els usuaris d'Hèstia?
A banda del perfil que pot disposar cada professional, l'Hèstia mostra, tant a les fitxes personals, com als expedients dels diversos mòduls, o al mòdul d'explotació de dades, els següents professionals:
Professional de referència: és el professional que té assignat/da una persona usuària i que n'és responsable pel que fa al desenvolupament de les intervencions generades en l'expedient i amb la persona.
Professional d'alta: professional que dóna d'alta la fitxa personal de la persona usuària.
Professional de modificació: professional que modifica la fitxa personal o la caràtula de l'expedient.
L'estructura de l'organització dels serveis socials bàsics de cada ens local, pot estar organitzada en equips i sectors.
Aquesta estructura es pot reproduir a Hèstia, tenint en compte la concepció dels equips i sectors a l'aplicació:
Equip/s: grup de professionals que treballen junts sota una lògica territorial (cobreixen un territori determinat) o sota una lògica d'especialització temàtica (infància, acollida, dependència...).
Tots els professionals que accedeixen a Hèstia han d'estar assignats, com a mínim, a un equip de treball, tot i que es pot pertànyer a més d'un.
Sectors i subsectors: estructura territorial en què s'organitzen els serveis socials bàsics.
Cada municipi pot definir subsectors (barris, zones, veïnats...) o no.
La creació i modificació de sectors ha de ser sol·licitada a l'equip de suport a través de la gestió d'incidències.
Tots els equips treballen com a mínim en un sector.
Crear equips i sectors/subsectors ho fan els administradors, seguint les instruccions de la coordinació de l'ABSS.
L'Hèstia disposa d'una pantalla inicial composada per una barra de navegació que permet moure's per l'aplicació, i dos subfinestres diferenciades.
En el moment que un ciutadà s'adreça als Serveis Socials i fa una petició d'atenció, s'inicia l'anomenat procés d'atenció.
En aquest procés és important tenir en compte quines eines disposen els professionals del Serveis Socials, i alhora, conèixer la informació essencial per poder optimitzar el registre de l'atenció que es realitza.
L'Hèstia ofereix l'espai per al registre de l'atenció a través de les Fitxes Personals, l'Agenda i els Expedients d'Intervenció Social.
L'Hèstia permet desenvolupar les tres fases recollides al Model de Serveis Socials Bàsics de Catalunya, en concret en el procés d'atenció: l'atenció inicial i la informació, l'acollida i l'anàlisi de la demanda, i el tractament.
Buscar persones usuàries: Cercador
En el moment què un/a ciutadà/ana arriba als Serveis Socials, és important comprovar si aquesta persona està donada d'alta al programa i, per tant, ja és una persona usuària del servei o no (independentment del canal d'entrada: presencial, telefònic,...).
Per poder fer la comprovació, el professional haurà d'accedir al CERCADOR, on podrà realitzar les següents consultes:
Com utilitzar el Cercador i fer ús de les seves funcionalitats
L'apartat de la Fitxa personal d'Hèstia és l'espai destinat a recollir tota la informació relacionada amb les dades bàsiques de la persona usuària de Serveis Socials, i certa informació complementària de la què pot ser útil disposar.
Qualsevol professional del servei, independentment del seu àmbit d'actuació, pot crear, accedir i registrar informació en aquest apartat.
A més, la Fitxa personal de la persona usuària, en concret a la pestanya de "Traçabilitat", disposa d'un espai on mostra la relació de les intervencions que es realitzen o s'han realitzat amb la persona des de diversos serveis i/o àmbits, a través dels expedients als què aquesta persona està vinculada.
És, precisament, des d'aquest espai que es podran crear expedients d'àmbits específics (SAD, SIAD, EAIA, IMMIGRACIÓ).
La fitxa personal permet registrar de forma unívoca les dades pròpies de cada persona.
És un element diferenciat dels expedients.
Es pot donar d'alta una persona i vincular-la a un expedient o més d'un expedient del mateix servei social bàsic o d'altres serveis, i fer-ho mantenint la unicitat de les dades personals.
Per tal de poder afegir demandes, problemàtiques, recursos o tràmits a l'expedient d'una persona, és obligatori que el camp del municipi de residència de la fitxa personal coincideixi amb un municipi sota la responsabilitat de l'ABSS.
Si el municipi de residència registrat a la fitxa personal és diferent a l'ABSS o no està emplenat, només podrem registrar actuacions (segons la llei de serveis socials hem d'atendre a tothom, però no donar recursos, ni fer diagnosi social si no són residents del nostre municipi).
Com es crea i es gestiona una fitxa personal
Una vegada que la Fitxa Personal del/la ciutadà/na ja s'ha registrat a l'Hèstia, es podrà donar cita a la persona usuària amb el seu professional referent.
En funció de l'organització aquest referent serà el professional d'acollida, el de referència per territori (segons la situació del domicili del ciutadà), o bé per la temàtica relacionada amb la demanda que motiva l'atenció.
L'agenda permet la gestió del temps dels professionals de les visites de la persona usuària (el resum de les quals podrem consultar a la pestanya "Agenda" de la Fitxa Personal), i/o consultar la disponibilitat, tant de l'agenda pròpia com la de d'altres companys/es d'equip.
2.2.4 Registre de la intervenció professional: Expedient
L'Expedient a Hèstia és una eina de registre i alhora, de seguiment de la intervenció.
Sempre que el professional faci un bon ús d'aquest registre, pot esdevenir un suport per al desenvolupament de la intervenció a realitzar.
En el moment que el professional de l'SBAS, o de qualsevol altre servei específic, fa la primera entrevista d'acollida, s'inicia la intervenció amb la persona i/o família.
D'aquesta manera, la primera vegada que el ciutadà és atès per un professional tècnic, aquest haurà de crear l'expedient, recollint tant les dades identificatives de l'expedient (caràtula de l'expedient i persones vinculades), com les que el professional consideri oportunes i indispensables per tal de recollir i plasmar la demanda de la persona, la seva situació i necessitats, les possibles prestacions o formacions, les actuacions i els acords que determinaran la intervenció del professional i del servei.
2.2.4.1 Expedients de Serveis Socials Bàsics (SSB)
Espai de registre de la intervenció dels professionals de serveis socials bàsics.
Es poden registrar actuacions, demandes, problemàtiques, prestacions de la cartera de serveis socials, tràmits, plans d'intervenció, situació de l'habitatge, i disposar d'un genograma.
Com crear i gestionar un expedient de SSB?
És important tancar l'expedient en finalitzar el procés d'atenció i/o d'intervenció, o bé en el cas que la persona i/o família es traslladi de municipi.
Si passat un temps s'hagués de tractar a les mateixes persones, però per una problemàtica diferent, el millor seria obrir un nou expedient, no reobrir el tancat fa anys.
2.2.4.2 Expedients de Servei d'Atenció al Domicili (SAD)
Espai de registre de la intervenció dels professionals de serveis d'atenció domiciliària.
Es poden registrar actuacions, definir la tipologia i característiques del servei, relacionats amb les prestacions 1.1.2.1 Servei d'ajuda a domicili, i 1.1.2.2 Servei de les tecnologies de suport i cura.
Com crear i gestionar un expedient de SAD
2.2.4.3 Expedients de Serveis d'Informació i Atenció a la Dona (SIAD)
Espai de registre de la intervenció dels professionals de serveis d'Informació i Atenció a la Dona.
Es poden registrar actuacions i assignar recursos de formació, prèviament definits pel coordinador de SIAD, associats amb l'atenció especialitzada en aquest àmbit d'actuació.
Alhora permet definir a cada actuació les característiques del servei, - serveis jurídics, primera acollida, psicològic...-, la possible situació de violència detectada i la tipologia de consulta.
2.2.4.4 Expedients d'Immigració
Espai de registre de la intervenció dels professionals d'atenció a persones nouvingudes.
Es poden registrar actuacions i gestionar tràmits, associats amb l'atenció especialitzada en aquest àmbit d'actuació.
Com crear i gestionar un expedient d'Immigració
2.2.4.5 Expedients d'Equips d'Atenció a la Infància i l'Adolescència (EAIA)
Espai de registre de la intervenció dels professionals de serveis d'atenció a la infància i l'adolescència.
Es poden registrar i gestionar actuacions, definir la situació de risc i administrativa, problemàtiques, informes socials, assignar recursos,...
Com crear i gestionar un expedient d'EAIA
L'Hèstia disposa d'uns espais d'explotació de les dades registrades a l'aplicació, per tal de poder facilitar l'anàlisi i el recull d'aquestes dades, i alhora el trasllat de la informació a d'altres institucions, a través del mòdul d'Explotació de dades i del mòdul de Memòries.
L'Hèstia disposa d'un mòdul específic d' Explotació de les dades registrades en el diferents mòduls, en forma de llistats predeterminats.
L'Explotació de les dades relacionades amb els expedients d'intervenció és divideixen segons els mòduls temàtics de gestió que té el programa, per tal de facilitar l'explotació segons els que cada entitat utilitza (Fitxes personals, Atenció primària, SAD, SIAD, EAIA, Immigració i Ciutadania).
L'Explotació de dades de les Fitxes Personals és comú per a tots els usuaris de l'aplicació, siguin professionals d'Atenció Primària, de SIAD, d'Immigració, etc, i només en funció del perfil de cada usuari podran accedir a tota la informació, o tan sols a una part de la mateixa.
Com treballar amb el Mòdul d'explotació de dades
Aquest apartat recull part de les dades estadístiques que es demanen des de diversos ens o òrgans oficials, a totes les entitats o àrees bàsiques, com per exemple les del Registre Unificat de Dades dels Ens Locals (RUDEL: del Departament de Treball, Afers Socials i Famílies) o les memòries de l'Institut Català de les Dones.
La informació s'organitza segons els mòduls d'intervenció per àmbits.
Com treballar amb el Mòdul de Memòries
L'Hèstia disposa d'un espai, al qual tan sols hi poden accedir aquells professionals que disposin dels rols de Coordinador/a i d'Administrador/a, que permet configurar i accedir a la informació relacionada amb els següents aspectes:
Com es gestiona l'espai de configuració
L'Hèstia incorpora una bateria d'eines que permeten gestionar determinades funcionalitats per tal de poder resoldre algunes incidències i afavorir l'autonomia i l'autogestió relacionada amb el registre de l'atenció dels professionals.
El perfil de coordinador disposa, per defecte, d'aquestes eines de suport.
Són les següents eines de suport:
Un cop finalitzat aquest recorregut per l'Hèstia, teniu a la vostra disposició la possibilitat de sol·licitar fer una senzilla prova que us retornarà, en ser superada, un certificat que acreditarà el vostre coneixement d'aquest servei.
Si esteu interessats, podeu accedir a través del següent botó: |
Si no s'aconsegueix realitzar un assentament per qualsevol circumstancia, com per exemple que el vostre Registre Unificat no doni una resposta en el temps màxim establert (sol ser de 30 segons), existeix per defecte el Registre d'eaCAT com a Registre Auxiliar.
Si pel contrari no es vol Registre Auxiliar, cal demanar-ho expressament, i l'assentament no es realitzaria i donaria error de tràmit a l'usuari.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Un cop la teva aplicació de Registre Unificat retorna el número d'assentament, l'aplicació del Consorci AOC desarà la documentació a posteriori, i hauria de ser pràcticament immediat.
Tot i així, dependrà del pes dels documents, de la possible cua de pujades de documents, de possibles errors en el desat dels documents, etc..
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El límit pot ser infinit, ja que si hi ha una incidència per qualsevol motiu en el desat dels documents d'una petició concreta, no existeix data coneguda de quan es podrà recuperar la documentació associada a un assentament.
La nostra recomanació és establir una política de reintents, la qual sigui finita, però que es pugui reiniciar en un moment donat.
Existeix la possibilitat que l'aplicació origen no hagués pogut carregar la documentació, i per tant, els documents possiblement siguin recuperables (si es pot solucionar la incidència de l'aplicació origen en qüestió).
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Amb l'objectiu de millorar la visualització i comprensió de l'estructura, les metadades i els components que formen part dels Paquets d'Informació de Consulta (PIC), el Consorci AOC ha desenvolupat una aplicació web que permet visualitzar d'una forma amigable i entenedora el fitxer PIC, en format XML Mets, i les seves metadades, així com, la possibilitat de descarregar els documents/signatures que formen part del PIC.
Aquesta aplicació està pensada per a tots aquells usuaris que no tenen accés directe a la web del servei, però que tenen la necessitat de visualitzar un PIC:
Un cop dins del visor només cal pujar el PIC que es vulgui consultar, ja sigui en format XML o bé en format ZIP
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Tipus d'usuari: administrador de fons i arxiver
Un cop l'usuari administrador i/o arxiver s'autentica a la plataforma ha de seleccionar el ens i fons documental amb el qual vol operar.
En aquells casos que l'usuari només disposi de permisos a un únic ens i fons documental no li apareixerà aquesta pantalla de selecció.
Un cop dins, el rol de l'usuari apareix a la part superior dreta de la pantalla i les funcionalitats d'administració que li apareixen són les següents:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Si tenim catàleg propi, podem afegir un nou tràmit a una família del catàleg.
Cliquem sobre el botó,i accedim a la pantalla per a donar d'alta una nova família:
El camps Família, Codi intern i Denominació són camps obligatoris.
Primer, cal seleccionar a quina família volem incorporar el tràmit que volem donar d'alta.
El camp Codi intern és per a identificar amb un codi intern el tràmit i el camp Denominació és per a posar nom al nou tràmit.
El camp Descripció permet incorporar informació del tràmit.
Un cop informats els camps, cliquem a per a guardar la nova família al catàleg propi de l'ens.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Si tenim catàleg propi, podem afegir famílies i tràmits mitjançant un fitxer en format CSV.
Cliquem sobre el botó,i accedim a la pantalla per a carregar famílies i tràmits des d'un fitxer, de tipus.CSV i amb un format específic.
Un cop s'han incorporat els 2 fitxers, cliquem a, perquè Representa incorpori al catàleg de tràmits, les famílies i els tràmits que hi ha als fitxers.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Si tenim catàleg propi, podem compartir el nostre catàleg a un altre ens.
Cliquem sobre el botó,i accedim a la pantalla per a poder compartir el catàleg.
En aquest cas, tenim a l'esquerra de la pantalla la llista d'ens que estan utilitzant el meu catàleg i a la dreta tenim la llista d'ens als que els hi podem compartir el meu catàleg.
Per a compartir el catàleg, cliquem sobre el botó,i el Representa ens demana confirmació de l'acció:
Confirmem l'acció, i a partir d'aquest moment, l'ens triat tindrà el nostre catàleg.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Si tenim catàleg propi, podem fer que un ens ja no pugui tenir el nostre catàleg compartit.
Cliquem sobre el botó, i accedim a la pantalla per a poder compartir el catàleg.
En aquest cas, tenim a l'esquerra de la pantalla la llista d'ens que estan utilitzant el meu catàleg i a la dreta tenim la llista d'ens als que els hi podem compartir el meu catàleg.
Perquè un ens ja no pugui tenir el nostre catàleg compartit, cliquem sobre el botó, i el Representa ens demanarà confirmació de l'acció:
Confirmem l'acció, i a partir d'aquest moment, l'ens triat ja no tindrà el nostre catàleg.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els diferents tipus d'agents del servei són els següents:
Són aquells ens, organismes o persones responsables o involucrats en la creació, producció, gestió, conservació i consulta dels documents electrònics dins del servei IARXIU.
En concret, existeixen els següents tipus d'agents:
Ens productor: Aquell ens o organisme del sector públic de Catalunya que ha produït i/o reunit documents en l'exercici de les seves activitats.
Arxiu: Organisme o institució des d'on es fan específicament funcions d'organització, tutela, custòdia, gestió, descripció, conservació i difusió dels documents i fons documentals dels ens del sector públic de Catalunya.
D'acord amb la normativa d'arxius, ens podem trobar arxius que formen part de la pròpia estructura organitzativa de l'ens productor (per exemple, els arxius dels municipis de més de deu mil habitants) o bé arxius, que per llei, tenen atribuïda la gestió dels fons documentals d'altres ens (per exemple, el cas dels Arxius Comarcals).
Consumidor: Persona física i/o sistema d'informació, degudament autoritzada, que consulta la documentació emmagatzemada a la plataforma i que no pertany a l'estructura organitzativa de l'ens productor i/o arxiu.
– Pertanyents a un altre ens del sector públic de Catalunya
– La persona que acrediti interès legítim/directe
Aquests tipus d'agents poden ser:
– Persones físiques que accedeixen a la plataforma amb el seu certificat digital
– Aplicacions de confiança: aquells sistemes d'informació (per exemple, gestors documentals o gestors d'expedients) que disposen els productors de fons/arxiu per gestionar la seva documentació.
Aquestes aplicacions actuen en nom de l'ens productor, arxiu i/o consumidor i fan ús dels serveis web que disposa la plataforma IARXIU
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
En aquest apartat trobareu alguns vídeos tutorials que us poden ajudar a fer servir l'eina:
Demo iARXIU – configuració bàsica: Què cal fer per configurar el vostre fons documental?
Us mostren totes les tasques necessàries
Demo iARXIU: Altres funcionalitats d'administració del fons documental
Demo iARXIU: Transferència i ingrés de documents i expedients
Demo iARXIU: ús del visor de paquets d'informació de consulta (PIC)
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Nom d'usuari o correu electrònic. *
o registrar-te mitjançant el formulari següent: |
Els coordinadors poden traspassar expedients entre qualsevol sector i subsector als quals tinguin accés de la seva ABSS; els professionals d'Atenció Primària tenen permès el traspàs d'expedients entre els sectors i subsectors per als quals tenen permisos.
Totes les modificacions que es facin en tots els casos queden registrades a l'històric de canvis de l'expedient.
El tipus de traspàs que es fa habitualment, és el traspàs d'informació.
Existeixen diverses opcions de traspassos d'expedients de serveis socials bàsics.
Depenent del tipus de traspàs escollit el programa realitza automàticament tota una sèrie d'accions.
Tots aquests tipus de traspassos s'inicien prement el botó "Traspassa" de l'expedient, però no estan disponibles per a tots els rols.
Els Coordinadors i els Administradors poden fer tot tipus de traspassos dins de la mateixa Àrea Bàssica de Serveis Socials, però en canvi els professionals de serveis socials bàsics, només tindran permès el traspàs entre els sectors i subsectors per als que tinguin permís.
Totes les modificacions quedaran enregistrades a l'històric de canvis de l'expedient.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
De vegades ens adonem que un usuari/ària dels nostres serveis ja ha estat donat d'alta quan ja hem guardat una nova versió de la fitxa personal.
Per evitar aquesta duplicitat de fitxes personals, des de coordinació es poden esborrar amb una simple acció.
Situant-nos en el cercador, busquem les dades de la persona de manera que ens permeti veure totes les fitxes personals de l'usuari/usuària desitjat.
Un cop trobada la fitxa a esborrar s'ha de seleccionar l'acció "Esborrar" a la que es vulgui eliminar.
S'ha d'actuar amb cura, ja que l'acció és molt senzilla, però els resultats són irreversibles: un cop esborrada una fitxa no es pot recuperar.
IMPORTANT: si la fitxa té relacionades cites a l'agenda, no es podrà esborrar
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A l'Hèstia les persones poden tenir dos estats: "Actiu" i "Èxitus".
En ocasions, sigui perquè s'ha canviat erròniament aquest estat o perquè necessitem registrar un tràmit post mortem del ciutadà, hem de reactivar-lo per poder fer una nova actuació al seu nom abans de tornar-lo a posar en l'estat "Èxitus".
Per tal de modificar aquest estat, haurem de fer servir el botó "Recupera" que es troba a la fitxa personal:
Aquesta acció la pot realitzar el coordinador i qualsevol professional amb perfil de tècnic.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Un expedient de primària pot tenir tantes persones vinculades com sigui necessari.
Es pot donar el cas que necessitem desvincular una persona, ja sigui perquè ens hem equivocat al vincular-la o perquè ja no forma part d'aquesta unitat familiar.
Per tal de poder desfer aquest vincle, només cal pitjar el botó "Desvincular" que el coordinador pot veure al costat de la persona dintre de l'expedient:
Qualsevol registre fet a nom d'aquesta persona desvinculada romandrà a l'expedient, ja que en el moment en què es va registrar sí que en formava part.
Si la persona es va vincular per error i cal traspassar també els seus registres a un altre expedient on estigui en l'actualitat aquesta persona, cal fer servir l'opció específica de traspassar actuacions, demandes, problemàtiques, recursos o tràmits.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Es poden traspassar actuacions, demandes, problemàtiques, recursos i tràmits d'un expedient a un altre amb molta facilitat.
Imaginem, per exemple, que una persona té dos expedients i per error li hem registrat una actuació a l'expedient on no corresponia.
Per solucionar-ho, el coordinador pot fer servir el botó de "Traspàs" que té incorporat a totes les pantalles de l'expedient on el pot utilitzar, és a dir, a actuacions, demandes, problemàtiques, recursos i tràmits.
Un cop clicat el botó "Traspassar" ens apareixerà una pantalla on haurem de seleccionar exactament a quin expedient volem incorporar la informació traspassada.
Aquest expedient es pot cercar amb els mateixos criteris que es fan les cerques habitualment, inclòs el comodí "+":
Un cop traspassat el registre el deixarem de veure a l'expedient d'origen i el veurem únicament a l'expedient que hem seleccionat com a destí.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
L'usuari amb perfil de coordinador pot esborrar actuacions, demandes, problemàtiques, recursos i tràmits d'un expedient.
S'ha de tenir present que aquestes accions són irreversibles, és a dir, que un cop esborrats, els registres no es poden recuperar.
Al costat del registre desitjat (tant a actuacions, com demandes, problemàtiques,...) apareix un botó que diu "Esborrar": només cal clicar aquest i després confirmar que es vol esborrar el registre seleccionat:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per mostrar als formularis de tràmits dades com a casella de verificació ( ) es fa servir els controls de programació de Word.
El primer que hem de fer és comprovar que tenim l'opció "Herramientas heredadas"
També ho podem fer des de la pestanya "Desarrollador", amb el botó "Herramientas heredadas"
Un cop tenim visibles les "Herramientas Heredadas" ja podem començar a inserir marcadors amb forma de caselles de verificació.
Posarem el cursor al document, en el lloc on volem crear el marcador, i seleccionarem el control de "casella de verificació"
Es crearà automàticament un control on teníem situat el cursor
Després farem doble clic dintre del control que s'ha creat i s'obrirà una finestra amb les següents opcions
Aquí haurem d'omplir, dintre del camp "Marcador", el nom que correspon al marcador que necessitem (veure taula de marcadors disponibles).
Una vegada posat el nom del marcador, cliquem el botó "Acceptar".
Després fem un clic al control creat1, anem a l'opció "Marcador" 2
A la finestra que s'obrirà, escollirem el marcador que necessitem i clicarem sobre el botó "Agregar".
Amb aquests passos ja tindrem el marcador creat.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
La Gestió de tràmits permet afegir nous tràmits, modificar els existents, donar de baixa els obsolets o recuperar els donats de baixa.
L'Hèstia es capaç d' emplenar automàticament una part de les dades d'aquests formularis.
Cal destacar que també es poden afegir nous tràmits que no tinguin cap formulari associat.
Alguns tràmits tenen associat un document Microsoft Word que s'utilitza com a base per generar posteriorment els formularis personalitzats.
Quan es dissenya el document associat al tràmit es poden introduir marcadors per indicar a l'Hèstia les dades que volem que s'emplenin automàticament des de la fitxa personal de la persona a qui es realitza el tràmit.
Caldrà crear tants marcadors com camps vulguem emplenar automàticament des de l'Hèstia.
Els marcadors són una característica de Microsoft Word que permet marcar una zona del document per posteriorment inserir o extreure una informació.
Els marcadors que hi ha a un document són invisibles si no es té activada la funcionalitat que permet veure els marcadors.
Un cop activada aquesta opció al document es veuen els marcadors com a un parell de claudàtors al principi i al final de la zona marcada.
Aquests claudàtors no s'imprimeixen, només es veuen a la pantalla.
L'Hèstia substituirà cada marcador per la dada que obté de l'aplicació.
Per tal de fer-ho, els marcadors han de tenir un nom concret que es detalla en la taula de marcadors d'Hèstia.
L'Hèstia pot incorporar al document dos tipus de dades:
Podem afegir, modificar, esborrar i recuperar tràmits esborrats fent servir una utilitat que ens ofereix el programa.
Aquesta utilitat és visible per tots els professionals amb perfil de coordinador.
Per accedir a aquesta funcionalitat cliquem el botó "Tràmits" i ens apareixerà directament la pantalla des de la què podrem gestionar els tràmits propis
Per afegir un tràmit al programa hem d'introduir obligatòriament les següents dades:
Opcionalment, es pot indicar que el tràmit tingui associat un recurs que les ABSS o la Generalitat poden oferir al sol·licitant i que és la causa de generar el tràmit.
Per indicar-lo hem de marcar la casella de verificació "Associar Recurs".
Apareixeran tres desplegables on podrem triar el recurs que volem associar al tràmit
Un cop emplenades les dades, cal clicar el botó "Afegir Tràmit" i el tràmit s'afegirà al programa i veurem un missatge de confirmació
A partir d'aquest moment ja podem disposar d'aquest tràmit al catàleg de tràmits propis de l'ABSS.
Important: la modificació del full de consentiment d'utilització de les dades personals que es troba a la fitxa personal i els documents interns del mòdul de SAD s'ha de sol·licitar a través del servei de suport.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els coordinadors, un cop donats d'alta els usuaris en el sistema Hèstia per part de l'Administrador, poden modificar els accessos dels professionals assignant-los a uns equips de treball o altres (siguin equips de tipus temàtic o geogràfics) segons siguin les necessitats d'organització de l'àrea bàsica, canviar el seu rol professional o concretar el seu horari laboral perquè des de l'agenda es pugui veure la seva disponibilitat a cada sector on presta els seus serveis.
Tots aquests canvis es poden fer des de l'apartat Configuració, pestanya "Gestió d'usuaris" i escollint l'usuari a qui se li volen fer els canvis necessaris.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els usuaris amb rol "Coordinador" (o tècnics habilitats) poden canviar fàcilment la contrasenya d'inici de la resta de professionals de la seva àrea bàsica.
Des de l'apartat "Configuració", opció "Usuaris" de la pestanya "Gestió d'usuaris", s'ha de seleccionar l'usuari alq ue cal restablir la contrasenya, i un cop a dintre, a l'apartat "Compte" trobarem l'opció per canviar la contrasenya.
El coordinador posarà, escrivint-la per duplicat, una contrasenya d'inici nova i un cop pitjat el botó "Restablir", el professional ja podrà accedir a l'Hèstia amb aquesta contrasenya, tot i que l'haurà de canviar per la que decideixi ell mateix per motius de seguretat:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Serveix per a definir els horaris de permanència de cada subdivisió territorial de l'Àrea Bàsica.
S'apliquen de forma general a tots els professionals que desenvolupen la seva activitat en aquell territori sempre que no existeixin horaris individuals més específics, és a dir, quan es vincula un professional a una zona aquest adopta automàticament els horaris de permanències del territori, però aquests horaris no es tindran en compte en el cas que s'hagi definit un horari propi per al professional en el seu perfil d'usuari.
El botó "Actualitzar" serveix per filtrar les dades de la llista segons els criteris escollits.
Per a modificar un horari cal accedir al seu formulari de detall mitjançant el botó "Veure" corresponent i, una vegada fets els canvis, prémer el botó "Guarda".
Com ja s'ha vist en altres apartats de la Configuració, emprarem el botó "Afegeix" per crear un nou horari i els botons per eliminar horaris existents.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El manteniment dels projectes d'immigració i les formacions vinculades a aquests projectes permeten classificar les actuacions dutes a terme pels professionals en aquest àmbit.
La configuració s'ha de fer de manera que la informació s'ajusti el més possible a les exigències de la Fitxa 07 del Rudel.
Aquesta configuració la pot fer el coordinador, o el tècnic/a d'immigració.
Mitjançant el botó "Afegir" s'accedeix al formulari per a la creació d'un nou projecte.
Les dades a complimentar són les mateixes que posteriorment requerirà el Registre Unificat de Dades dels Ens Locals, com per exemple:
La llista de tots els projectes donats d'alta mostra la informació més rellevant.
Per accedir al detall cal prémer sobre el projecte concret.
Els cursos es defineixen dins d'algun dels projectes d'Immigració que prèviament haurem creat.
Les caracterítiques a definir en cadascun dels cursos són:
Per a crear un curs només cal pitjar el botó "Afegir Curs" i introduir aquestes dades.
Per a consultar o modificar les dades d'un curs existent cal clicar sobre el curs corresponent.
En el cas que sigui necessari eliminar algun dels cursos ja creats s'utilitzarà el botó.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Has d'estar registrat per accedir a aquest contingut
És el mateix el mòdul d'Explotació i el de Memòries de l'Hèstia?
És obligatori registrar "Problemàtiques" en els expedients de Serveis Socials Bàsics abans d'assignar recursos?
Per què és important assignar un recurs a tots els beneficiaris del mateix i no només a la persona peticionària?
Es pot actualitzar un genograma existent a l'Hèstia?
Es pot assignar una cita a l'Agenda a més d'una persona de l'expedient?
Com es pot generar un recordatori de la visita concertada a la cita a les nostres dependències per a una persona usuària?
Tots els professionals poden executar tots els llistats del mòdul d'Explotació de l'Hèstia?
Hi ha diferents possibilitats d'accés a l'aplicatiu Hèstia per part d'un professional usuari:
Qui em pot ajudar per accedir a Hèstia si he oblidat la meva contrasenya?
Quina és la diferència entre el rol professional d'"Administratiu" i "Administratiu tècnic"? |
Hèstia contempla diversos tipus de permisos per a cadascun dels mòduls que conté, i alhora dels diferents perfils d'usuari que poden treballar amb l'aplicació.
A continuació es mostra una taula on es pot veure la relació de cadascun d'aquests permisos per mòduls i perfil professional i les accions que es poden fer, en funció del tipus d'usuari:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Per sol·licitar el servei Hèstia, cal:
Si NO sou un ens de la demarcació de Barcelona:
Accedir al tràmit que trobareu, a EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Sol·licitud de serveis > Tràmit "Sol·licitud d'alta i modificació dels serveis de l'AOC".
Si sou un ens de la demarcació de Barcelona:
Podeu consultar el procediment de sol·licitud del servei a través de l'apartat de Benestar social del web de la Diputació de Barcelona.
Per a més informació contacteu amb [EMAIL]
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Actualment es poden consumir les següents consultes de Via Oberta a través de l'Hèstia:
Títol família monoparental (TFM)
Accedir a Hèstia amb credencials (usuari/contrasenya) i amb certificat digital.
Disposar de permisos de Via Oberta per a les consultes; en cas contrari, cal parlar amb el Responsable d'Interoperabilitat de l'ens de l'ABSS.
La consulta a Padró es realitza des de la Fitxa Personal/Pestanya de dades bàsiques.
Caldrà registrar prèviament, el camp de documentació i del municipi de la pestanya de "Consulta a Padró", i prémer el botó de "consulta", per tal que Hèstia mostri les dades que coincideixen amb aquesta consulta.
Posteriorment, i en cas de considerar-ho oportú, es podrà traslladar la informació del resultat de la consulta a la Fitxa Personal – nom, cognoms, data de naixement,... –.
Per fer-ho cal prémer el botó de "Copia
La pestanya d'adreça recollida i la pestanya de consulta a padró poden tenir registrades dades no coincidents, donat que podem treballar amb un/a ciutadà que viu en un domicili i resta empadronat en un altre diferent.
És el professional qui decideix si vol conservar més d'una adreça de l'usuari (l'adreça oficial retornada per la consulta del Padró i altra adreça alternativa).
Altres consultes de Via Oberta:
Des de la pestanya Via Oberta, si el professional ha accedit a Hèstia amb credencials+certificat i disposa dels permisos corresponents de Via Oberta, podrà consultar dades de discapacitat, família monoparental, i família nombrosa.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Si us plau, introdueix el teu l'usuari o la teva adreça de correu.
Rebràs un enllaç per generar una nova contrasenya.
La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata. |
Espai dedicat al manteniment dels cursos de formació, xerrades, tallers i altres activitats dutes a terme pels professionals en aquest àmbit d'actuació dels Serveis Socials.
Les dades aquí configurades es podran utilitzar posteriorment en els formularis del mòdul SIAD.
Per configurar un nou curs o activitat es fa clic sobre el botó "Afegir Curs" i s'introdueixen les dades següents:
Aquesta configuració la pot fer qui tingui el rol de coordinador, o de Tècnic de SIAD.
El manteniment dels cursos de SIAD és molt similar al dels cursos d'Immigració, només que aquests últims pertanyen forçosament a un projecte d'Immigració, mentre que al mòdul SIAD els cursos de formació no estan agrupats.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Recull de paràmetres de finançament que permeten calcular els imports del servei SAD en aquelles entitats en què el mòdul està actiu.
Els valors per defecte es gestionen separadament per a cada tipus de servei SAD.
Les aportacions dels usuaris del servei SAD es poden definir indicant l'import o el percentatge, mentre que les de les Entitats s'entraran sempre com un percentatge.
Aquesta configuració es pot gestionar amb el rol de coordinador, o de tècnic de SAD.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Aquesta pestanya serveix per a especificar el nom, el NIF, l'adreça, les dades de contacte i el logotip de l'Àrea Bàsica de Serveis Socials.
Aquestes dades s'utilitzaran al llarg de tot el programa i a la documentació generada, com documents genèrics de l'ABBS, fitxa 1 del RUDEL, etc.
També conté algunes opcions generals de gestió, com són:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
A la secció " Usuaris " hi trobem la llista de tots els professionals donats d'alta i que estan actius.
En aquesta llista s'hi poden veure el nom d'usuari Hèstia, el nom i cognoms del professional i tots els rols i equips que té assignats dins del programa.
També es pot consultar quins usuaris han deixat d'estar actius clicant la casella "Mostrar usuaris donats de baixa".
Aquests usuaris ja no tenen accés a l'aplicació, però les seves dades es retenen per poder ser usades com a referència als expedients, fitxes personals i qualsevol altra informació vinculada al compte d'usuari.
Per a crear nous comptes d'usuari cal tenir el rol d'Administrador (els professionals amb altres rols no tenen accés a aquesta funcionalitat del programa).
La reactivació d'un usuari donat de baixa ho pot fer el coordinado r.Per a recuperar un compte d'usuari que estigui donat de baixa caldrà marcar la casella "Mostrar usuaris donats de baixa" i, a la llista d'usuaris inactius, pitjar el botó "Reactivar" corresponent.
Mitjançant aquesta operació es restableix l'accés de l'usuari.
El nom de l'usuari desapareix de la llista d'usuaris donats de baixa, passant a la llista d'usuaris actius.
La baixa d'un usuari la podrà fer el coordinador, Aquesta operació bloquejarà l'accés de l'usuari a l'Àrea Bàsica immediatament.
Cal tenir present que, si l'usuari té expedients o fitxes personals associades sortirà un missatge indicant que no es possible la baixa si no es fa el traspàs d'expedients, fitxes o cites a un altre professional (no pot quedar cap fitxa personal, ni expedient, sense professional referent en el sistema).
Les fitxes de les persones en estat "èxitus" i els expedients tancats no es traspassen per defecte en el traspàs estàndard, cal seleccionar l'opció específica disponible "Traspassar expedients tancats i fitxes èxitus".
Un cop traspassats aquests elements, ja es podrà procedir a donar de baixa un usuari.
La modificació de dades d'usuaris la pot gestionar qui tingui rol de coordinador.
Podran fer les seguents gestions:
Usuari: nom que tindrà l'usuari del programa.
NIF del professional: abans no era obligatori, però sinó està informat i es vol modificar el rol del professional en l'actualitat, no es podrà.
Àlies: nom en clau per a identificar l'usuari en alguns llistats que són públics però en els que no es vol que aparegui el nom del professional.
e-Mail: adreça de correu electrònic del professional.
Dins de la pestanya de "compte" es poden adjudicar Rols: nivell d'accés a les dades que si li concedeix al professional.
Equips: equips dels que forma part el professional.
El coordinador pot afegir equips que ja estiguin creats.
L'alta d'equip s queda regrtringit al rol d'administrador
Sectors: mostra els sectors als que té accés el professional d'acord amb els equips als que pertany.
Nivell de formació: estudis finalitzats.
Contractes: permet introduir els períodes i les hores de contractació dels treballadors familiars a les entitats que utilitzen la funció SADGestió.
Horaris: permanències del professional per sector.
Cal tenir en compte que l'existència d'un horari en el perfil del professional prevaldrà sobre qualsevol altre horari.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els marcadors que hi ha a un document són invisibles si no s'activa la funcionalitat que permet veure'ls.
Un cop activada aquesta opció, al document es veuen els marcadors com a un parell de claudàtors {} al principi i final de la zona marcada.
Aquests claudàtors no s'imprimeixen, només es veuen a la pantalla.
Per activar la seva visualització hem d'anar a les Opcions de Word, a l'apartat "Avanzadas" i allà marcar l'opció "Mostrar Marcadores":
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Qualsevol document de Microsoft Word serveix com a document associat per a un tràmit.
Per garantir la compatibilitat amb tots els ordinadors del usuaris, el document s'ha de guardar en format " Plantilla de Word 93-2007 (*.dot) ".
Per guardar-lo en aquest format, un cop finalitzat el document, dintre del programa Microsoft Word s'ha d'anar a la opció de menú:
S'obrirà la pantalla "Guardar Como" en la què triarem on es guarda el document, el nom que li donarem i el tipus de format:
Important: Si es vol modificar un arxiu que ja està guardat en format "Plantilla de Word (*.dot)", s'ha de fer obrint el document amb el botó dret del ratolí a sobre de l'arxiu i triant l'opció "Obrir".
Si es fa doble clic directament, es crea un nou document Word que és una còpia d'aquella plantilla, però no es modifica la pròpia plantilla:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Els registres d'accessos a l'aplicació s'han desenvolupat d'acord amb el que estableix el Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel què s'aprova el Reglament de Desenvolupament de la llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de dades de Caràcter Personal.
Els registres es poden delimitar per dates i es poden exportar a un full de càlcul.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
És l'espai reservat per a la gestió dels professionals i l'organització dels equips de l'Àrea Bàsica de Serveis Socials des de la icona de Configuració.
La pestanya conté 2 subpestanyes:
A la secció " Usuaris " hi trobem la llista de tots els professionals donats d'alta i que estan actius.
En aquesta llista s'hi poden veure el nom d'usuari Hèstia, el nom i cognoms del professional i tots els rols i equips que té assignats dins del programa.
Clicant la casella "Mostrar usuaris donats de baixa", es pot consultar quins usuaris han deixat d'estar actius.
Aquests usuaris ja no tenen accés a l'aplicació, però les seves dades es retenen per poder ser usades com a referència als expedients, fitxes personals i qualsevol altra informació històrica (expedients i fitxes personals en estat "tancats" o "èxitus") vinculada al compte d'usuari.
Per a crear nous comptes d'usuari cal tenir el rol d' Administrador (els professionals amb altres rols no tenen accés a aquesta funcionalitat del programa).
Habitualment es sol·licita l'alta del nou professional a través del servei de suport (flotador), especificant nom i cognoms, document vàlid (NIF/NIE/Passaport), adreça de correu electrònic i sectors/subsectors i equips als què ha de tenir accès i amb quin perfil professional.
La reactivació d'un usuari donat de baixa la pot fer el coordinador.
Per a recuperar un compte d'usuari que estigui donat de baixa caldrà marcar la casella "Mostrar usuaris donats de baixa" i, a la llista d'usuaris inactius, pitjar el botó "Reactivar" corresponent.
Mitjançant aquesta operació es restableix l'accés de l'usuari.
El nom de l'usuari desapareix de la llista d'usuaris donats de baixa, passant a la llista d'usuaris actius.
La baixa d'un usuari la podrà fer el coordinador.
Aquesta operació bloquejarà l'accés de l'usuari a l'Àrea Bàsica immediatament.
Cal tenir present que, si l'usuari té expedients o fitxes personals associades sortirà un missatge indicant que no és possible la baixa si no es fa el traspàs d'expedients, fitxes o cites a un altre professional usuari.
La modificació de dades d'usuaris la pot gestionar qui tingui rol de coordinador.
Podran fer les seguents gestions:
Usuari: nom que tindrà l'usuari del programa.
Àlies: nom en clau per a identificar l'usuari en alguns llistats que són públics però en els que no es vol que aparegui el nom del professional.
e-Mail: adreça de correu electrònic del professional.
Es recomana evitar les adreces col·lectives ( [EMAIL],...) per evitar possibles problemes posteriors amb temes de LOPD, comunicacions des del proveïdor de l'Hèstia,...
Dins de la pestanya de "compte" es poden adjudicar Rols: nivell d'accès a les dades que si li concedeix al professional.
Equips: equips dels que forma part el professional.
El coordinador pot afegir equips que ja estiguin creats.
L'alta inicial d'equips queda restringit al rol d' administrador.
Sectors: mostra els sectors als què té accés el professional, d'acord amb els equips als què pertany.
Nivell de formació: estudis finalitzats.
Contractes: permet introduir els períodes i les hores de contractació dels treballadors familiars a les entitats que utilitzen la funció Gestió de SAD.
Horaris: permanències del professional per sector.
Cal tenir en compte que l'existència d'un horari en el perfil del professional prevaldrà sobre qualsevol altre horari.
Els usuaris amb rol "Coordinador" (o tècnics habilitats) poden canviar fàcilment la contrasenya d'inici de la resta de professionals de la seva àrea bàsica.
Des de l'apartat "Configuració", opció "Usuaris" de la pestanya "Gestió d'usuaris", s'ha de seleccionar amb el botó "Veure" el professional desitjat.
Un cop a dintre, a l'apartat "Compte" trobarem l'opció per canviar la contrasenya.
El coordinador posarà, escrivint-la per duplicat, una contrasenya d'inici nova i un cop pitjat el botó "Restablir" el professional ja podrà accedir a l'Hèstia amb aquesta contrasenya, tot i que l'haurà de canviar per la que decideixi ell mateix per motius de seguretat:
En casos de baixes de llarga durada o excedències dels professionals, es recomana "desactivar" l'accés a l'Hèstia per part d'aquests, senzillament fent-los un canvi de contrasenya per una que desconeguin.
Un cop tornin a ser actius als nostres equips de treball, se'ls pot restaurar la contrasenya de nou per part del/de la coordinador/ora.
Els professionals es distribueixen en equips d'acord a les necessitats d'organització funcional i territorial de l'Àrea Bàsica.
Dins l'apartat de configuració d'usuaris, la pestanya "Equips" mostra tots els equips donats d'alta.
Les dades de l'equip es poden consultar clicant directament sobre l'equip que es vol consultar.
El botó "Esborrar" serveix per a eliminar l'equip.
Per esborrar un equip caldrà clicar sobre el símbol.
Per crear un nou equip, per part dels usuaris amb perfil d'administrador, només cal fer clic al botó "Afegeix", entrar el nom de l'equip i marcar les caselles corresponents als sectors als què ha d'estar vinculat.
Posteriorment, a la pestanya contigua, s'escullen els professionals que formaran part de l'equip.
Cal tenir en compte que les modificacions de les vinculacions territorials d'un equip poden afectar posteriorment a l'accessibilitat dels professionals a algunes dades dels expedients o de l'agenda.
De la mateixa manera, abans d'eliminar un equip caldrà avaluar el possible impacte en els permisos d'accés dels usuaris que en formessin part.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
La funció de configuració de l'Àrea Bàsica només està disponible per als Administradors i els Coordinadors.
S'hi accedeix des de la icona "Configuració" i serveix per a definir l'estructura de treball i les dades que suportaran la gestió dels expedients de Serveis Socials.
Les funcionalitats es troben distribuïdes en diferents pestanyes:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El mòdul de Memòries és un r ecull d'informes per a l'elaboració de les memòries oficials, és a dir, les dades estadístiques demanades pels Ens i Òrgans Oficials a totes les Àrees Bàsiques, com per exemple les del Registre Unificat de Dades dels Ens Locals (RUDEL), les memòries de l'Institut Català de la Dona (ICD) o les estadístiques mensuals de la DGAIA/SAIA.
Aquest mòdul té estructura d'arbre, amb un node per cada mòdul del programa i les memòries que es poden extreure.
La selecció de qualsevol dels informes que pengen d'Atenció Primària, implicarà que totes les dades s'extreuran exclusivament del mòdul d'Atenció Primària.
Si, per altra banda, es selecciona la Memòria de l'ICD, que està dins el mòdul SIAD, implicarà que les dades seran extretes d'aquest mòdul i de cap altre.
En el cas que l'entitat que fa les memòries consideri que hi ha dades que s'haurien de combinar, caldrà que ho faci partint del resultats obtinguts en les diferents memòries.
Dins de cada apartat de la memòria podem trobar subapartats (Rudel Fitxa 1, Memòria ICD, etc...), en els quals s'ha procurat:
Per una altra banda, aquest apartat disposa d'un botó d'ajuda, per si s'escau la consulta d'alguna variable en concret, durant l'ús de l'eina.
Totes les memòries tenen les mateixes opcions de filtrat de dades, per tant els resultats sempre estaran acotats per:
D'altra banda l'opció de com comptabilitzar les actuacions, problemàtiques, demandes, etc. permet:
Aquesta opció és força important tenir-la en compte en mesos propers al canvi d'any, per exemple, quan al gener s'introdueixen actuacions realitzades al desembre de l'any anterior.
Quan hi ha actuacions amb data d'actuació al desembre, però la data d'alta al sistema és al gener, es pot produir un desfasament en el recompte anual.
En aquest sentit és important seleccionar "Data d'actuació".
A les pantalles també hi trobem els següents botons de funció:
Nombre de persones que treballen amb l'aplicació: s'obté dels registres d'accés a l'aplicació, per tant, fa referència a tots els usuaris que han accedit a l'aplicació al llarg del període seleccionat per sexe.
Important mantenir actualitzat el llistat de professionals que fan ús de l'Hèstia.
Nombre d'expedients actius a l'aplicació: s'obté de tots els expedientes en estat Obert durant període de referència i que en alguna de les persones vinculades a aquests expedients, s'ha registrat alguna actuació, recurs, pla d'intervenció, tràmit, o ha canviat la situació de l'expedient.
Cal mantenir actualitzat l'estat de l'expedient.
Aquells expedients que no han tingut activitat durant un llarg període de temps caldria que es tanquessin.
No confondre amb nombre d'expedients treballats.
Nombre d'expedients inactius a l'aplicació: total d'expedients introduïts, independentment del període escollit, menys els actius dins del període, és a dir, els inactius faran referència a:
Nombre de persones ateses: Nombre de persones ateses per un professional d'un equip bàsic d'atenció social.
S'obté del total de persones diferents que tenen registrada alguna actuació (sigui manual o automàtica) en el període de temps seleccionat.
Cada usuari ha de tenir mínim una actuació perquè sigui coomptabilitzat en aquest apartat.
Nombre d'expedients familiars i/o convivencials nous als EBAS: Total d'expedients donats d'alta dins del període escollit.
S'ha de tenir en compte que la data de creació d'un expedient no és modificable, donat que es crea automàticament en donar-lo d'alta.
Nombre d'expedients familiars i/o convivencials treballats als EBAS: a quest total no apareix en el RUDEL, és una informació complementària.
Compta tots els expedients que s'han tractat, és a dir, que com a mínim tenen una actuació dins del període escollit.
Nombre d'usuaris atesos per sectors d'intervenció
Fa referència al punt del RUDEL "Nombre d'usuaris/àries atesos/es pels EBAS desglossats per sectors d'intervenció", dins de les dades d'Equip Bàsic.
Recull les actuacions, manuals i automàtiques, generades pel registre de recursos i tràmits i pel registre manual del/la professional, dins del període seleccionat, desglossades per sexe i classificades per l'àmbit d'actuació definit en el registre.
Es té en compte el motiu d'intervenció, no les persones.
En el registre de recursos és molt important emplenar tots els camps, ja que segons el registrat comptaran en un o en un altre àmbit, i en una tipologia d'actuació diferent (els recursos preassignats o denegats es compten a la columna d'Orientació, mentre que els concedits es reparteixen segons l'escollit en funció de les següents correspondències:
Nombre d'actuacions per prestació
Total d'actuacions segons la seva tipologia, manuals o automàtiques.
Els recursos preassignats o denegats compten a l'apartat d'Orientació i Assessorament.
Les actuacions manuals de coordinació es compten 50% a Informació, i 50% a Orientació i Assessorament.
És important l'actualització del tràmit i del recurs.
El resultat obtingut segueix la següent correspondència:
Nombre de problemàtiques ateses
Llistat de les problemàtiques de cada usuari dins de l'expedient familiar, classificat segons el Tipus General de problemàtica, i desglossat per Tipus Específic de problemàtica i Totals.
En el càlcul dels totals es tenen en compte les problemàtiques ateses totalment o parcialment dins del període escollit.
Servei d'ajuda domicili (per a entitats que no utilitzen el mòdul SAD Gestió)
Les dades s'extreuen partint del recurs 1.1.2.1 Servei d'ajuda a domicili.
S'ha de tenir en compte les dates d'inici i fi i l'estat del recurs (ha d'estar "concedit" per tal de computar).
Si en algun cas es dona un SAD Social mentre arriba la resolució d'un SAD de Dependència, després s'ha de canviar el tipus dintre de les especificacions del propi recurs: computarà en ambdues modalitats.
S'ha de seleccionar tots els usuaris/titulars del recurs i l'entitat.
Nombre de persones ateses: es consideren les persones beneficiàries.
Aquesta classificació es basa en l'edat i el sexe de les persones actives que conformen el nucli familiar que té un recurs assignat de SAD.
És a dir, si en un expedient familiar de 4 persones, una d'elles inactives, i que té un recurs assignat de SAD, es mira l'edat i el sexe de cadascuna de les 3 persones actives.
Nombre d'unitats familiars ateses: es basa únicament en el sexe i en l'edat del titular del recurs de SAD.
Nombre de persones ateses pels serveis de tecnologies de suport i cura.
Nombre de persones ateses pel servei de tecnologia de suport i cura segons edat i sexe (sense repetició).
Es comptabilitzen totes les persones que tinguin registrat i concedit el recurs 1.1.2.2.
"Serveis de tecnologia de suport i cura", durant el període seleccionat.
S'ha de tenir cura en l'estat del recurs (concedit) i les dates d'inici i fi.
Nombre de prestacions econòmiques d'urgència social.
Nombre de persones beneficiàries dels recursos del 2.3.1 al 2.3.8 registrats durant el període de temps seleccionat.
A "Nombre de sol·licituds" es comptabilitzen totes les persones beneficiàries dels recursos del 2.3.1 al 2.3.8, independentment de l'estat del mateix.
A "Nombre de persones ateses" només es comptabilitzaran les persones beneficiàries amb recurs concedit.
Cal tenir en compte l'estat del recurs, l'entitat i les dates d'inici i fi.
L'import total del recurs només es comptabilitzarà un sol cop, tot i tenir registrats "n" beneficiaris.
L'entitat "Tercer sector" comptabilitzarà a la columna de "Nombre de derivacions".
Actualment estan definits els següents recursos:
Nombre d'ajuts tècnics concedits en total per l'Ens Local:
Aquest llistat es basa en els recursos:
Ajudes Tècniques dependents del sistema de Serveis Socials
3.1.1 Ajudes per a la mobilitat i el transport.
3.1.2 Ajudes per a l'autonomia personal i la comunicació.
Actualment només s'informa el total d'usuaris per sexe i tipologia de prestació.
Les dades del nombre d'usuaris es deriven des de la variable "No d'usuaris per sector d'intervenció".
Les dades de la variable "Despesa" no es poden calcular per no disposar de dades a Hèstia.
Persones usuàries Serveis Socials Bàsics: Persones (sense repeticions) a les quals se'ls ha assignat un diagnòstic, se'ls ha prescrit intervencions, prestacions, hagin estat atesos o no per un EBAS.
S'obté de la suma de persones, en situació d'alta, que se'ls hagi registrat actuacions, recursos, plans d'intervenció o tràmits, durant el període de temps seleccionat.
S'ha de tenir en compte les dates d'inici i fi dels recursos (si la data fi és 31 de desembre de l'any anterior i no es fa cap altra acció, no comptarà en exercicis posteriors).
Temps d'espera: Temps d'espera de sol·licitud de la primera entrevista.
És la mitjana de temps de les cites seleccionades com "Primera entrevista" des de la data de la seva gravació a l'agenda de l'Hèstia fins la data de realització prevista de la cita.
És molt important seleccionar el tipus de la cita "Primera entrevista" perquè pugui ser comptabilitzat correctament.
També hem de recordar actualitzar el seu estat real ("realitzada") i relacionar aquesta cita de l'agenda amb una actuació realitzada pel professional en aquesta primera visita.
Nombre d'infants i adolescents derivats pels EBAS
Fa referència a la taula "Nombre d'infants derivats durant l'any en curs als centres oberts derivats pels EBAS".
La dada que s'extreu és el nombre de persones que tenen assignat el recurs 1.1.6.1 Servei de centre obert, i les classifica per edat i sexe.
El llistat presenta una franja d'edat addicional, majors de 18 anys, per tenir en compte possibles errors d'introducció de dades.
Fa referència a la taula "Nombre d'infants atesos durant l'any en curs als centres oberts derivats pels EBAS".
Aquest bloc de les memòries s'ocupa de les dades que sol·licita l'Institut Català de la Dona (ICD), però contemplant diferents variants i formats.
Nombre de dones ateses: Aquest valor es pot extreure de la pestanya " n Persones Ateses / n Expedients ", escollint la columna de D, dones.
Nombre d'atencions realitzades: aquest total és el que apareix al propi títol " n actuacions per... ", on n fa referència al total d'atencions.
Nombre de dones ateses per servei d'assessorament psicològic, Nombre d'atencions realitzades pel servei d'assessorament psicològic, Nombre de dones ateses per servei d'assessorament jurídic i Nombre d'atencions realitzades pel servei d'assessorament jurídic: es poden extreure de la pestanya " n Actuacions per Servei que atén ", en què la columna Nombre fa referència al total d'atencions i la columna Nombre de persones diferents a les persones que han rebut aquestes n actuacions.
Nombre de dones usuàries en situació de violència masclista: aquesta dada es pot extreure de la pestanya " n Actuacions per Situació de Violència detectada ".
Com l'opció de violència masclista no apareix explícitament en cap de les opcions de l'ICD, en aquest llistat s'ha desglossat el màxim d'informació possible segons les situacions de violència que apareixen a les actuacions del mòdul de SIAD.
Llistat " n Actuacions per / Àrees de consulta ".
Només apareixen els ítems que tenen valor, si n'hi ha algun que no apareix vol dir que el seu valor és 0.
Tipologia de tramitació de l'atenció
Pestanya " n Actuacions per / Tramitació ".
Pestanya " n Persones ateses – n Expedients / Canal d'entrada ".
Llistat " n Actuacions per / Derivació ".
Només apareixen els ítems que tenen valor, si n'hi ha cap que no apareix vol dir que el seu valor és 0.
Anàlisi del perfil de les usuàries
Persones ateses per sexe: Pestanya " n Persones ateses – n Expedients / Sexe ".
Aquesta taula diferencia entre els majors i menors de 18 anys, per tant, per tal d'obtenir els Totals cal sumar Menors atesos + Persones ateses.
La suma dels totals d'homes i dones, ha de coincidir amb el número n que apareix en la pestanya " n Persones ateses ".
Persones ateses per edat: Pestanya " n Persones ateses – n Expedients / Edat ".
Persones ateses per nivell d'estudis: " n Persones ateses – n Expedients / Estudis ".
Persones ateses per nacionalitat de procedència: " n Persones ateses – n Expedients / Nacionalitat ".
Sexe: nombre de persones ateses per sexe, d'acord amb les dades de la Fitxa Personal.
Grans grups d'edat: nombre de persones ateses segons la seva edat, d'acord amb la data de naixement de la Fitxa Personal.
Les dades s'agrupen per intervals d'edat, però els intervals en què no s'hi comptabilitza cap persona no apareixen.
Edat en intervals quinquennals: llistat amb el nombre de persones ateses segons la seva edat, agrupat en franges de 5 anys.
Els intervals amb resultat 0 no apareixeran al llistat.
Residència: llistat del nombre de persones segons el sector definit a la Fitxa Personal en el moment de l'obertura de l'expedient de SIAD.
Estudis: nombre de persones ateses classificades pel seu grau d'estudis, tal i com s'hagi definit al propi expedient de SIAD al camp Estudis Finalitzats.
Situació Familiar: llistat del nombre d'usuaris segons el tipus de família definit al propi expedient de SIAD, al camp Situació Familiar.
Mitjana de Fills: suma del nombre total de fills dels expedients dividit pel nombre d'expedients.
Mitjana de persones dependents a càrrec: suma del nombre de persones dependents a càrrec de tots els expedients de SIAD dividida pel nombre d'expedients de SIAD.
ATENPRO: nombre d'usuaris que gaudeixen de la prestació, d'acord amb el camp del mateix nom present als expedients de SIAD.
Nacionalitat: nombre d'usuaris segons la Nacionalitat definida al propi expedient de SIAD.
Procediment d'arribada: total d'actuacions segons el procediment d'arribada definit a l'actuació.
Canal d'atenció: llistat del total d'actuacions per canal, segons el valor entrat a l'actuació SIAD.
Àmbit: llistat del total d'actuacions per àmbit, d'acord amb les dades de l'actuació de SIAD.
Derivat per / Derivat a: llistat del total d'actuacions segons les dades entrades a l'actuació.
Situació de violència detectada: total d'actuacions segons el valor entrat a l'actuació SIAD, al camp del mateix nom.
Els valors amb resultat total igual a 0 no es mostren.
Orientació laboral i assessorament jurídic
Llistat de total de consultes/actuacions segons el Tipus d'acció que es desprèn de l'Acció definida dins l'actuació d'Immigració.
Millora de la captació individual de les persones immigrades
Llistat del nombre de beneficiaris per àmbit d'intervenció, el qual s'obté de les Accions de Formació de cada actuació, d'acord amb la següent taula:
Llistat d'usuaris segons procedència i classificats segons franja d'edat i sexe.
Casos estudiats abans dels 6 mesos: aquest total s'obté de tots els expedients recepcionats en un període de temps que han tingut una situació tècnica/mesura en Estudi inferior als 6 mesos.
Elaboració propostes compromís socioeducatiu
Nombre de propostes de compromís socioeducatiu i/o valoracions de no risc greu: s'obté del total d'informes de Tipus compromís socioeducatiu realitzats al llarg del període escollit.
Nombre de casos derivats pels serveis socials bàsics: s'obté dels casos l'origen dels quals és un Sector/Municipi, és a dir, els casos en els què el camp "Origen" tingui qualsevol valor excepte Sense Assignar, DGAIA/SAIA o Serveis de Justícia.
Presenta les dades estadístiques de la situació del servei.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
El mòdul d'Explotació està format per un conjunt d'informes per a l'anàlisi estadística de les dades, excloent les memòries oficials, com poden ser el Registre Unificat de Dades dels Ens Locals (RUDEL) o les memòries del ICD (Institut Català de la Dona), les quals es poden trobar al mòdul de Memòries.
Els llistats estan agrupats per mòdul.
Per exemple, per a fer una anàlisi d'algun aspecte dels expedients de Serveis socials bàsics, caldrà utilitzar els llistats que hi ha disponibles a la carpeta d'aquest mòdul.
Els llistats configurats són fruit de la demanda detectada inicialment de les pròpies ABSS.
Quan es presenta la necessitat de fer un anàlisi específic, el professional ha de buscar si entre els llistats existents n'hi ha algun que li reporti les dades necessàries.
En cas contrari, ha de fer una petició concreta al servei de suport a través del flotador disponible a l'eina, per a crear-ne un d'específic que resolgui aquestes necessitats.
Els llistats creats queden disponibles per a qualsevol professional quan s'afegeixen a la llista de llistats definitius (si es considera que són peticions reiterades per part de moltes ABSS usuàries).
L'explotació de dades està a l'abast de qualsevol usuari de l'aplicació, les úniques limitacions són les pròpies de l'accés a dades segons el rol i els permisos territorials que es tinguin:
– Fitxes Personals per professional:
Llistat de les fitxes en les què el professional ha intervingut, ja sigui donant-la d'alta, modificant-la o com a referent, dins del període seleccionat.
FILTRES: Data d'inici i de fi, Professional.
Llistat de les fitxes en les què el professional és el Professional Referent.
Tràmits realitzats des de les fitxes personals (sense la necessitat de tenir Expedient d'Atenció Primària) en un territori dins d'un període de temps escollit.
FILTRES: Ebasp, Sector, Subsector, Data d'inici i de fi.
RESULTATS: Mòdul, Persona, Tràmit, Prof. d'Alta, Ebasp, Sector i Subsector.
– Fitxes Personals donades d'alta (fitxes noves):
Llistat de les Fitxes Personals donades d'alta per qualsevol professional dins del període de temps escollit.
– Fitxes Personals amb actuacions a Atenció Primària (fitxes treballades):
Llistat de les Fitxes Personals a les què se'ls hi ha vinculat alguna Actuació del mòdul d'Atenció Primària dins d'un període escollit i, per tant, es poden considerar fitxes personals amb les què s'ha treballat des d'Atenció Primària dins d'aquest període.
– Fitxes Personals sense expedients d'Atenció Primària:
Llistat de totes les Fitxes Personals que no tenen cap tipus vinculació amb el mòdul d'Atenció Primària.
– Nombre de Cites amb Fitxa Personal:
Total de cites programades en un període agrupades per territori, professional, tipus i per l'estat de les mateixes.
RESULTATS: Ebasp, Sector, Subsector, Professional, Tipus, Lloc, Pendent, Realitzada, No realitzada, Anul·lada Professional, Anul·lada Usuari, No acut, TOTAL, Primeres entrevistes, Espontànies, Urgents, Seguiments.
– Nombre de Cites sense Fitxa Personal:
Mostra la mateixa informació que el llistat anterior, però sense agrupar per l'estat, ja que aquesta informació va vinculada a la Fitxa Personal.
Les columnes realitzada, no acut, anul·lada... apareixeran en 0.
Total de Reserves de Temps dels professionals en cada Ebasp, Sector i Subsector.
Total de tràmits fets en un territori, desglossats segons l'estat, ja siguin Pendents, Concedits o Denegats.
– Nombre de Cites amb Fitxa Personal per professional:
Mostra el mateix resultat que el llistat "Nombre de Cites amb Fitxa Personal" però limitat a les relacionades amb un professional concret.
FILTRES: Ebasp, Sector, Subsector, Data d'inici i de fi, Professional.
RESULTATS: Professional, Ebasp, Sector, Subsector, Tipus, Lloc, Pendent, Realitzada, No realitzada, Anul·lada Professional, Anul·lada Usuari, No acut, TOTAL, Primeres entrevistes, Espontànies, Urgents, Seguiments.
– Nombre de Cites sense Fitxa Personal per professional:
Mostra el mateix resultat que el llistat "Nombre de Cites sense Fitxa Personal" però limitat a les relacionades amb un professional concret.
Mostra el mateix resultat que el llistat "Nombre de Reserves de Temps", acotat a les vinculades al professional escollit.
– Expedients d'Atenció Primària per professional:
Llistat dels Expedients en els que el professional ha participat, ja sigui donant-lo d'alta, modificant el seu estat o fent actuacions, dins del període seleccionat.
– Expedients d'Atenció Primària per professional referent:
Llistat dels Expedients en els que el professional és el Professional Referent.
– Plans d'Intervenció Familiar per professional:
Llistat dels Plans d'Intervenció en els que el professional ha participat, ja sigui donant-lo d'alta o modificant el seu estat, dins del període seleccionat.
– Actuacions manuals d'Atenció Primària:
Mostra totes les actuacions dutes a terme pel professional dins d'un període de temps.
Expedient, Persona, Data, Actuació, Lloc, Àmbit, Tema, Prof.
– Actuacions automàtiques d'Atenció Primària:
Llistat de les actuacions que ha creat el propi programa com a conseqüència d'alguna acció duta a terme per un professional com per exemple tramitar, concedir recursos, etc
– Actuacions manuals d'Atenció Primària (sense repetits):
Llistat de les actuacions manuals que només comptabilitza una de cada grup de les actuacions múltiples.
Les actuacions múltiples són aquelles que partint d'una mateixa actuació es vincula a tots els membres seleccionats.
Són les actuacions per persona.
Expedient, Persona, Data, Actuació, Lloc, Àmbit, Tema, Ebasp, Sector, Subsector.
– Actuacions automàtiques d'Atenció Primària (sense repetits):
Mostra el mateix resultat que el llistat anterior però per a les actuacions automàtiques.
– Actuacions d'Atenció Primària, decalatge en dies entre la data d'actuació i la d'alta:
Llistat amb el nombre d'actuacions i el nombre de dies existent entre la data de l'actuació i la data d'alta.
– Demandes d'Atenció primària per Professional:
Llistat de les demandes documentades pel professional en un període de temps.
– Problemàtiques d'Atenció primària per Professional:
Llistat de les problemàtiques documentades pel professional en un període de temps.
– Recursos d'Atenció primària per Professional:
Llistat dels recursos enregistrats pel professional en un període de temps.
– Professionals que intervenen en Expedients d'Atenció Primària:
Llistat de tots els professionals que han participat en algun expedient d'Atenció Primària durant un període de temps.
– Persones amb Expedient d'Infància:
Llistat de totes les Persones menors de edat que tenen obert un expedient d'infància, és a dir, tenen vinculada una actuació d'obertura.
– Expedients d'Atenció Primària oberts amb actuacions:
Llistat dels expedients d'atenció Primària que estan en estat Obert i als quals se'ls hi ha vinculat una alguna actuació dins del període escollit.
Última actuació, Ebasp, Sector, Subsector.
– Plans d'Intervenció familiar per Sector:
Llistat dels plans d'intervenció en un període de temps.
– Actuacions d'Infància (OBERTURA) i el seu estat actual:
Llistat de totes les actuacions d'obertura dels expedients d'infància efectuades dins d'un període de temps.
La informació es complementa amb l'estat actual d'aquests expedients d'acord amb l'estat de l'última actuació.
– Actuacions de coordinació amb entitats:
S'utilitza per obtenir les actes de coordinació partint de les actuacions documentades als expedients.
Aquestes actuacions tenen en comú el tipus d'actuació (normalment coordinació), l'entitat amb la que es coordina i la data d'actuació.
Aquests paràmetres permeten obtenir les actuacions de coordinació i exportar-les en format acta.
FILTRES: Ebasp, Sector, Subsector, Tipus d'Actuació, Entitat, Data d'inici i de fi.
Expedient, Persona, Data, Actuació, Àmbit, Lloc, Tema, Text, Prof.
Partint de les actuacions de petició, mostra la situació administrativa en funció de l'existència o absència d'actuacions vinculades i determina si la petició està contestada o pendent.
FILTRES: Ebasp, Sector, Subsector, Tipus d'Expedient, Peticions, Data d'inici i de fi.
Llistat de recursos i el total de persones als que se'ls ha assignat cada recurs en un període.
El botó "Veure Persones" mostra les persones que tenen assignades el recurs escollit.
A partir del llistat de persones també pot mostrar les edats de les persones i quantes n'hi ha de cada edat.
RESULTATS 2: Documentació, Persona, Import, Entitat.
Llistat de problemàtiques i el total de persones que presenten cada problemàtica en un període de temps.
Amb el botó "Veure Persones" es poden consultar les persones que tenen una problemàtica concreta.
A partir del llistat de persones també es poden veure les edats de les persones i quantes n'hi ha de cada edat.
RESULTATS 1: Problemàtica, Nombre.
RESULTATS 2: Documentació, Persona.
Llistat dels Expedients en els què el professional ha participat, ja sigui donant-lo d'alta, modificant el seu estat o fent actuacions, dins del període seleccionat.
Llistat dels Expedients en els què el professional és el Professional Referent.
Llistat de les actuacions documentades pel professional seleccionat en un període.
Expedient, Persona, Data, Àmbit d'Atenció, Tramitació, Tema, Prof.
– Actuacions de SIAD, decalatge en dies entre la data d'actuació i la data d'alta:
Llistat amb el nombre d'actuacions de SIAD i el nombre de dies existent entre la data de l'actuació i la data d'alta (per a més detalls veure el llistat del mateix títol de l'apartat d'Atenció Primària).
Llistat dels expedients de SIAD i si tenen alguna vinculació amb l'Atenció Primària.
Primària, Telèfon, Adreça, CP, Municipi.
– Expedients d'Immigració per Professional:
– Expedients d'Immigració per Professional Referent:
– Actuacions d'Immigració per Professional:
– Actuacions d'Immigració, decalatge en dies entre la data d'actuació i la data d'alta:
Llistat amb el nombre d'actuacions d'Immigració i el nombre de dies existent entre la data de l'actuació i la data d'alta (per a més detalls veure el llistat del mateix títol de l'apartat d'Atenció Primària).
Llistat dels expedients d'Immigració i si tenen cap vinculació amb l'Atenció Primària.
Llistat dels Expedients en els què el professional ha participat, ja sigui donant-lo d'alta o modificant el seu estat dins del període seleccionat.
Llistat de les actuacions documentades pel professional en un període de temps.
Expedient, Persona, Actuació, Prof. d'Alta, Prof. mod., Ebasp, Sector, Subsector.
– Expedients de SAD i Pla de Treball:
Llistat dels plans de treball actius en els expedients de SAD.
Llistat de tots els expedients oberts dins del període de temps seleccionat.
Obertura, Derivant, Sector, Territorialitat, Tipus d'Expedient, Situació Administrativa, Situació Tècnica / Mesura, Localització, Referent, Educador.
Llistat dels expedients als què els manca la definició de l'evolució de l'expedient, és a dir, expedients que no tenen tipus d'expedient, ni situació Administrativa, ni situació Tècnica, etc.
Llistat de les actuacions documentades del professional en un període de temps.
– Problemàtiques d'EAIA per professional d'Alta:
problemàtiques donades d'alta pel professional en un període de temps.
– Recursos d'EAIA per professional d'Alta:
Llistat dels expedients tancats.
RESULTATS: Num.Exp, Derivat, Persona, Dt.Tancat, Motiu, Últim Tipus d'Exp, Última Situació Admin., Última Situació Tècnica/Mesura, Referent, Nom, Sector, Subsector.
Llistat dels expedients oberts pel professional en un període de temps.
– Expedients d'EAIA amb actuacions d'assessorament:
Llistat d'expedients que contenen com a mínim una actuació d'assessorament.
Expedient SAIA envers la situació de l'expedient:
Llistat que s'utilitza per verificar la concordança entre el Num. d'Expedient assignat des del SAIA (columna Num.
DGAIA/SAIA) i l'evolució del expedient definida dins el programa (columnes Situació Administrativa i Situació Tècnica / Mesura).
DGAIA/SAIA, Situació Administrativa, Situació Tècnica / Mesura, Referent, Data última Actuació.
Llistat de tots els informes realitzats dins d'un període escollit.
Mostra els totals dels informes realitzats dins d'un període de temps.
RESULTATS: Tipus d'Informe, Nombre.
Llistat de les problemàtiques documentades pel professional en un període de temps, on és el professional referent de l'expedient.
Llistat dels recursos assignats en expedients en un períodede temps, on el professional és el referent de l'expedient.
– Expedients d'EAIA en Situació Tècnica Compromís Socio-Educatiu:
Llistat dels expedients que tenen com a situació tècnica/mesura l'opció "Compromís Socio-Educatiu", en el període de temps escollit.
Expedient, Nom, Tipus Expedient, Situació Administrativa, Situació Tècnica, Dt.
– Expedients d'EAIA en Estudi amb Pla de Treball:
Llistat dels expedients que tenen com a situació tècnica/mesura l'opció "En Estudi" o "Pla de Treball" en el període de temps escollit.
– Actuacions de coordinació amb Entitats:
S'utilitza per obtenir les actes de coordinació partint de les actuacions documentades prèviament en cada expedient.
Aquestes actuacions tenen en comú el tipus d'actuació (normalment coordinació), l'entitat amb la què es coordina i la data d'actuació.
Aquests tres paràmetres són els que s'utilitzen per obtenir totes les actuacions de coordinació documentades i poder-les exportar en format acta.
De molta utilitat en la recollida de reunions de comissions socials, o amb qualsevol entitat o administració que s'intervingui amb un mateix cas.
FILTRES: Tipus d'Actuació, Entitat, Data d'inici i de fi.
Llistat de recursos i el total de persones als qui se'ls ha assignat cada recurs en un període.
mostra les persones que tenen assignat el recurs escollit, les edats de les persones i quantes n'hi ha de cada edat.
Llistat de problemàtiques i el total de persones als qui se'ls ha assignat la problemàtica dins d'un període de temps.
El botó "Veure Persones" mostra les persones que tenen una problemàtica concreta, les edats de les persones i quantes n'hi ha de cada edat.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
En aquesta pestanya s'hi pot incloure el genograma que representa l'estructura de la família i les relacions entre les persones vinculades.
Aquesta informació gràfica serveix per ajudar el professional a entendre millor la situació global.
Hèstia no crea el genograma sinó que "l'enganxa" com a imatge.
El genograma es pot crear amb algun programa especialitzat o amb un editor gràfic, o també es pot escanejar un genograma fet a mà i, posteriorment escanejat i guardat en format imatge (JPG, GIF).
Es pot copiar i enganxar qualsevol genograma en format imatge que no superi la mida màxima de 1024×1024 píxels.
Per enganxar el genograma, una vegada ja s'hagi creat, caldrà seleccionar el botó "Enganxa".
En cas que hi hagi un error en la imatge carregada, o que passat un temps, sigui necessari substituir aquest genograma per un altre més actualitzat, caldrà esborrar el genograma afegit, a través del botó "Esborrar", i afegir-ne'n un de nou (no es pot guardar històric).
Finalment, caldrà clicar el botó "Guarda" per a que el genograma afegit quedi "registrat" a l'expedient.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Aquest espai té diverses funcions, totes elles relacionades amb l'habitatge de la unitat de convivència, recollint diversa informació de què pot ser útil disposar per tal de valorar certs aspectes de la situació de les persones que formen part del nucli convivencial.
La pestanya es divideix en 3 parts, són:
Una vegada s'hagi afegit la informació relativa a l'habitatge, o cada vegada que el/la professional actualitzi aquesta informació, caldrà, abans de anar a qualsevol altre apartat d'Hèstia, guardar les dades prement el botó "Guarda".
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Aquest espai facilita l'elaboració del pla d'intervenció, el qual permet valorar, definir i alhora realitzar una previsió de futur, d'acord amb la situació de la persona o família i consensuant amb aquests, les possibilitats i dificultats existents per tal d'arribar a la millora desitjada i que marquen els objectius establerts.
En la darrera part d'aquest pla, caldrà afegir les persones, d'entre les vinculades a l'expedient, a qui afectarà el pla d'intervenció, directa o indirectament.
Un pla d'intervenció ha de ser el més concret possible, amb objectius assolibles i realistes amb el punt de partida.
Una vegada tancat el pla, bé per assoliment dels objectius, bé per incompliment dels acords,... es pot tornar a obrir un altre de nou per poder treballar altres aspectes de millora.
Poden crear-se diversos plans d'intervenció, si així es considerà necessari, per poder treballar amb les diferents persones vinculades a l'expedient independentment.
Una vegada registrats els camps que el/la professional consideri oportú, en funció d'allò explicat en l'apartat anterior, es podrà generar un document d'acord, que hauran de signar les persones afectades/beneficiàries i els professionals referents del pla.
De la mateixa manera que els altres tipus de dades associades als expedients d'Atenció Primària, els plans d'intervenció es troben a la pestanya de l'expedient del mateix nom, des d'on es poden consultar i modificar.
A diferència de les actuacions, demandes, problemàtiques, recursos i tràmits, el pla d'intervenció es crea des de la mateixa pestanya per on posteriorment accedirà el/la professional per veure la llista de plans d'intervenció i/o per poder accedir a cadascun d'ells.
D'aquesta manera, una vegada que ja s'ha realitzat el diagnòstic, o valoració prèvia de la situació, a través de l'atenció a la persona, i en el cas que sigui necessari el tractament i/o seguiment de la mateixa, caldrà afegir el pla d'intervenció a l'Hèstia a través del botó "Afegeix" de la pestanya "Plans d'intervenció.
Seguidament l'Hèstia mostrarà el formulari per poder iniciar la creació del pla.
El formulari del pla d'intervenció té 3 parts diferenciades.
Una primera part que recull la informació de les dades generals del pla, una segona en la què s'afegeix la informació relativa al punt de partida, objectius, recursos i acords, i una tercera que conté 4 botons fixes a tots els formularis de pla d'intervenció.
Aquesta part permet afegir aspectes relacionats a la temporalitat del pla, en funció de la data del mateix i de la durada aproximada, i alhora registrar el professional referent del pla (el/la professional que crea o modifica el pla d'intervenció).
Els camps que conté són els següents:
Aquesta part permet registrar la hipòtesi de la intervenció, definint uns objectius concrets i en base a això, els recursos disponibles i les possibles dificultats.
Aquesta part permet registrar la metodologia d'intervenció i la planificació dels aspectes a treballar.
Recull les actuacions, coordinacions, tasques o tramitació de recursos acordats, que s'acorda desenvolupar tant el/la professional com la/es persona/es beneficiàries del pla, per tal de millorar la situació valorada.
En funció de la hipòtesi recollida, els objectius fixats, els recursos disponibles i les dificultats, registrats en la part anterior, s'ompliran els espais necessaris a treballar.
Espai que permet afegir les persones, de les vinculades a l'expedient, amb les què es treballarà el pla d'intervenció i que els afectarà directa o indirectament.
Per poder afegir qualsevol persona al pla d'intervenció caldrà prémer el botó, i escollir d'entre la llista que es mostra.
Les persones que siguin beneficiàries d'un pla d'intervenció també poden formar part d'altres plans, tants com siguin necessaris, ja sigui a nivell individual o col·lectivament.
Aquesta part incorpora 4 botons amb funcionalitats diverses.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Són els documents o formularis de sol·licitud que normalment cal omplir i presentar per tal de demanar una prestació.
Hèstia permet afegir tràmits en l'entorn de l'expedient de serveis socials.
D'aquesta manera, i sempre que els tràmits es registrin des de l'expedient, el programa pot oferir una visió general de les actuacions, diagnòstic, prestacions i altres eines d'us del professional, en un mateix espai.
El programa Hèstia gestiona dos tipus de tràmits:
En el moment que un/a professional generi un tràmit, l'Hèstia crearà automàticament una actuació de "tramitació", alhora que, en el cas què aquest tràmit estigui vinculat a una prestació concreta, ja sigui de servei, econòmica, tecnològica,... generarà un recurs amb la prestació concreta, en estat "preassignat" (és molt important que el professional canviï aquest estat a "Concedit" o "Denegat" segons escaigui).
Un tràmit pot ser creat tant per un/a professional amb rol tècnic, com amb un/a de rol d'auxiliar administratiu, amb la diferència que el professional amb rol tècnic veurà les actuacions de tramitacions, i els recursos generats per l'acció de crear un tràmit concret.
Aquests objectes no els veurà el professional amb rol d'auxiliar administratiu.
La modificació de l'estat del tràmit produeix que Hèstia modifiqui automàticament l'estat del recurs vinculat: tramitat-preassignat / concedit o denegat.
Per afegir un tràmit cal clicar el botó "Afegir", corresponent de la pestanya de persones vinculades.
Seguidament s'obrirà una finestra emergent, en la què haurà de seleccionar l'àmbit d'intervenció al qual el tràmit està relacionat i el tipus de tràmit: Propi o Generalitat.
Els tràmits afegits a l'expedient d'Atenció Primària es troben a la pestanya "Tràmits", des d'on es poden consultar i/o modificar l'estat.
El llistat també mostrarà l'estat del tràmit (tramitat/concedit/denegat).
És en aquesta pestanya on es pot modificar l'estat del tràmit prement directament sobre la tipologia d'estat.
També permet exportar a un document word el tràmit prement a "Exportar".
L'Hèstia pot fer l'abocament d'alguns camps de la fitxa personal al document que genera en format word, sempre que s'hagin registrat, i que, prèviament, s'hagin afegit els marcadors corresponents.
En cas que calgui esborrar un tràmit que s'hagi creat per error utilitzarem el botó "Esborrar" de la filera corresponent.
Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Una vegada que el/la ciutadà/na ha estat atès/a per un/a professional del servei, i s'ha pogut conèixer i valorar la situació de la persona - per tant s'han registrat actuacions, demandes i s'han detectat problemàtiques- es pot decidir, en funció d'aquesta valoració, si s'escau proposar l'atorgament d'un recurs (servei, econòmic, tecnològic,..).
Aquesta valoració pot ser independent o complementària a un pla d'intervenció.
Tot i així, un persona, que no ha estat atesa per serveis socials, pot realitzar una sol·licitud directa d'un recurs per altres vies (targeta d'aparcament, beques de menjador, beques de casal d'estiu,...), En aquest cas, caldrà citar a la persona per poder conèixer la situació i valorar si s'escau o no l'atorgament del recurs i, per tant, es recomana iniciar el procés de registre a Hèstia des de zero.
L'Hèstia permet registrar els recursos basant-se en gran part de la cartera de serveis socials.
Alhora incorpora altres prestacions relacionades amb altres àmbits, com són ensenyament (beques menjador), o noves prestacions que s'han incorporat a la llista de recursos disponibles.
Els tipus de recursos que es poden assignar a Hèstia són:
Els recursos tenen un estat vinculat que pot ser:
Per afegir un recurs cal fer clic en el botó "Afegir", corresponent de la pestanya de persones vinculades.
Seguidament s'obrirà el formulari per poder generar un recurs, indicant:
És important seleccionar si el recurs beneficia tan sols a la persona seleccionada, o a d'altres persones de les vinculades a l'expedient.
En cas que el recurs que es registra beneficiï a més persones, caldrà seleccionar a quines a través del checkbox de "Selecció", o bé a "Tots".
Si aquest només beneficia a la persona seleccionada, caldrà marcar-la així, escollint l'opció "Titular" a l'apartat de "BENEFICIARIS".
Aquest apartat també és important alhora de comptabilitzar al RUDEL, tant en les persones ateses pels SSB, com a la variable de les prestacions d'urgència social.
Una vegada s'hagin omplert tots els camps, cal prémer el botó "Guarda" per tal que el recurs quedi registrat.
En el cas que es vulgui afegir el mateix recurs a més d'una persona de les vinculades de l'expedient, prèviament a afegir-la, caldrà seleccionar les persones a les que es vol afegir aquest recurs, a través de la casella de selecció que es troba al costat del nom de la fitxa vinculada.
Seguidament, s'activarà la botonera per tal de poder afegir qualsevol objecte (actuacions, demandes, problemàtiques i recursos ).
Servei d'ajuda a domicili, i només en aquest cas, apareixerà l'opció obligatòria que ens farà escollir entre "SAD Social" o "SAD Dependència".
En cas que l'opció es canviï, per exemple de "SAD Social" a "SAD Dependència", aquesta modificació queda auditada, per tal de poder obtenir un historial de les modificacions d'aquest recurs que permetin conèixer quins han estat aquests canvis.
Aquesta consulta la podrà fer el professional que disposi de rol de Coordinador/a, des de la pestanya de Registres ubicada a CONFIGURACIÓ.
A través de les pestanya de "Recursos" el/la professional tècnic/a podrà visualitzar i/o accedir als recursos registrats a les persones vinculades de l'expedient.
La llista de recursos registrats estan ordenades, per defecte, partint del darrer recurs que qualsevol dels professionals que treballa amb l'expedient ha registrat, tot i que en qualsevol moment es pot modificar aquest ordre prement sobre la capçalera de la columna.
El/la professional té a la seva disposició el filtre l'estat del recurs, per tal de facilitar la consulta dels mateixos.
Aquest filtre permet mostrar els recursos segons els següents estats:
Per a aplicar el filtre serà necessari prémer el botó "Carregar".
Per a accedir i/o editar un recurs concret, caldrà clicar a sobre del mateix recurs.
En el cas de fer alguna modificació s'han de desar els canvis.
En cas que calgui eliminar un recurs que s'hagi creat per error utilitzarem el botó per eliminar que es troba a la filera corresponent.
Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
Com registrar els recursos 2.3.7 de Prestacions d'urgència social per a subministraments d'habitatge
Si les persones afectades no són usuàries dels nostres serveis, s'haurà d'obrir fitxa personal de tots els membres de la unitat familiar o nucli residencial i vincular tots els membres a l'expedient, prèvia recollida del consentiment d'ús de les dades signat inicial.
El professional haurà d'elaborar l'I nforme de valoració, ja sigui positiu o negatiu.
Per tal de poder comptabilitzar els tipus de recursos específics que es gestionen i es valoren, siguin aquests positius o negatius, s'ha creat un tràmit específic per a cadascun d'ells i la seva resolució (positiu o negatiu).
Es poden trobar a l'apartat de "Tràmits", de tipus "Generalitat" i àmbit "Família".
Un cop seleccionat el tràmit desitjat i donat d'alta, es registrarà un recurs 1.1.1.
"Servei bàsic d'atenció social" automàticament.
A continuació haurem de donar d'alta el recurs necessari, escollint-lo entre les noves modalitats disponibles del 2.3.7 (aigua, llum, gas o llum i gas en factura combinada):
En aquest recurs 2.3.7. és obligatori seleccionar:
La fitxa corresponent a aquests ajuts d'urgència per a subministraments està accessible al mòdul de memòries de l'Hèstia (pdf editable com la resta de Fitxes RUDEL)
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Des del moment que el/la professional de serveis socials atén al ciutadà/na, comença un procés mitjançant el que s'indaga i es coneix la situació de la persona i, alhora, ordena i organitza les dades aportades per la persona usuària en l'espai de l'entrevista o entrevistes, identificant, d'aquesta manera, entre d'altres aspectes, les problemàtiques.
Una vegada el/la professional ha registrat l'actuació i la demanda, registrarà la problemàtica/situació detectada, que es desprèn del l'espai de l'entrevista.
És molt important registrar les problemàtiques que el professional detecti en la seva diagnosi, ja que aquestes ens permetran avaluar les accions i decisions preses, creuant les seves dades amb plans d'acció i recursos aplicats per a la seva solució o millora.
Per tal de recordar als professionals la importància del registre de problemàtiques, s'ha incorporat un avís de recordatori en cas de detectar que el professional afegeix un recurs a una persona o família, sense haver registrat cap problemàtica detectada.
L'Hèstia permet registrar les problemàtiques recollides al "Registre unificat de dades dels ens locals" ( RUDEL ), classificades per Tipus i Problemàtica.
Una vegada estan registrades, les problemàtiques es poden prorrogar.
Tant la data d'inici, com la data de fi es poden modificar en qualsevol moment, editant la problemàtica.
Aquest aspecte cal tenir-ho pressent davant de situacions de llarga durada, com problemàtiques relacionades amb situacions de discapacitat, o moltes d'altres.
En aquests casos el professional pot allargar la data de finalització de la disposada per defecte.
Les dates d'inici i de fi són rellevants de cara a la realització del RUDEL, donat que en el cas que aquesta problemàtica no estigui vigent durant el període seleccionat, no comptabilitzarà en la variable concreta de problemàtiques.
Per a afegir una problemàtica cal clicar el botó corresponent de la pestanya de persones vinculades i omplir el formulari amb la informació següent:
Com ja s'ha comentat, tant la data d'inici, com la data de fi es poden modificar en qualsevol moment, editant la problemàtica.
En aquests casos el professional pot allargar la data de finalització de la que Hèstia disposa per defecte.
Un altre camp obligatori i alhora important de registrar és el de les persones afectades.
És important seleccionar si la problemàtica afecta tan sols a la persona seleccionada, o a d'altres persones de les vinculades a l'expedient.
En el cas que la problemàtica que es registra afecti a més persones caldrà seleccionar a quines a través del checkbox de "Selecció", per poder seleccionar a quines, o bé a "Tots".
Si només afecta a la persona seleccionada, caldrà marcar-la així, escollint l'opció "Titular" a l'apartat d'"AFECTATS".
Aquest apartat també és important alhora de comptabilitzar al RUDEL.
Una vegada s'hagin omplert tots els camps, cal prémer el botó "Guarda" per tal que la problemàtica quedi registrada.
En el cas que es vulgui afegir la mateixa problemàtica a més d'una persona de les vinculades de l'expedient, prèviament a afegir-la, caldrà seleccionar les persones a les què es vol afegir aquesta problemàtica, a través de la casella de selecció que es troba al costat del nom de la fitxa vinculada.
Seguidament s'activarà la botonera per tal de poder afegir qualsevol objecte (actuacions, demandes, problemàtiques i recursos).
A través de les pestanya de "Problemàtiques" el professional tècnic podrà visualitzar i/o accedir a les problemàtiques registrades a les persones vinculades de l'expedient.
Les problemàtiques registrades que es mostren estan ordenades per data des de la darrera problemàtica registrada a l'expedient.
Per poder accedir a la problemàtica, s'ha de clicar a sobre de cadascuna d'elles.
L'ordre en què es mostren es pot canviar prement la capçalera d'alguna de les columnes.
Per a modificar-les cal obrir la problemàtica concreta, modificar les dades i desar els canvis.
En cas que calgui esborrar una problemàtica que s'hagi creat per error utilitzarem el botó "Esborrar" de la filera corresponent.
Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Les demandes són peticions que fan els usuaris dels Serveis Socials al llarg d'una actuació o com a fruit d'aquesta.
S'enregistren en el moment en què l'usuari les formula i no es vinculen a cap altra temporalitat que la data de la petició, ja que les demandes no es tanquen ni tampoc es prorroguen.
Aquest espai disposa d'una tipologia concreta de demandes preconfigurat.
Per registrar una nova demanda, el/la professional ha de prémer sobre "Afegir".
S'haurà de seleccionar "Nova Demanda".
Posteriorment caldrà omplir el formulari indicant el tipus de demanda i la data en què es fa la petició ("Data Inici").
Alhora, el/la professional podrà vincular la demanda a l'espai on la persona ha mostrat la necessitat i que el professional ha recollit a través d'una actuació.
Per fer-ho ha de seleccionar l'actuació concreta, a l'apartat "Actuació relacionada", pitjant sobre el signe "+", i posteriorment seleccionant l'actuació, com es mostra a la següent imatge.
És important seleccionar si la demanda afecta tan sols a la persona seleccionada, o a d'altres persones de les vinculades a l'expedient.
En el cas que la demanda que es registra afecti a més persones, caldrà seleccionar a quines a través de la casella de "Selecció", per poder seleccionar a quines, o bé a "Tots".
Si la demanda només afecta a la persona seleccionada, caldrà marcar-la així, marcant "Titular" a l'apartat de "BENEFICIARIS".
Una vegada s'hagin omplert tots els camps disponibles de la demanda, cal prémer el botó "Guarda" per tal que la demanda quedi registrada.
En el cas que es vulgui afegir la mateixa tipologia de demanda a més d'una persona de les vinculades de l'expedient, prèviament a afegir la nova demanda, caldrà seleccionar les persones a les que es vol afegir aquesta demanda, a travès de la casella de selecció que es troba al costat del nom de la fitxa vinculada.
Seguidament, s'activarà la botonera per tal de poder afegir qualsevol objecte (actuacions, demandes, problemàtiques i recursos).
A través de la pestanya de "Demandes", el professional tècnic podrà visualitzar i/o accedir a les demandes registrades a les persones vinculades de l'expedient.
Les demandes que es mostren estan ordenades per data des de la darrera demanda registrada a l'expedient.
Per poder visualitzar la demanda, s'ha de clicar a sobre de cadascuna d'elles.
L' ordre en què es mostren es pot canviar prement la capçalera d'alguna de les columnes.
Per a modificar una demanda cal obrir la demanda concreta, modificar les dades i desar els canvis.
En cas que calgui esborrar una demanda que s'hagi creat per error utilitzarem el botó "Esborrar" de la filera corresponent.
Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
En el moment que la persona usuària ja disposa de la cita amb el/la professional de referència, sigui aquest/a d'acollida o no, aquest /a professional durà a terme l'entrevista a l'usuari/a o a la família, per tal de conèixer la seva situació i poder valorar quina ha de ser la intervenció a realitzar, sigui d'atenció, tractament, gestió,....
A Hèstia, la pestanya d'actuacions és l'espai reservat per recollir gran part de la intervenció del professional, possibilitant el recull d'entrevistes realitzades i, alhora, esdevé l'espai que fonamenta la valoració de determinades situacions de problemàtiques, de prescripció de recursos, de gestió de tramitacions, o la determinació d'establir un pla de treball.
Depenent de la forma en què s'han donat d'alta, les actuacions es classifiquen com:
Es pot seleccionar entre diferents tipus d'actuacions:
Per registrar una nova actuació, el/la professional ha de prémer sobre "Afegir".
S'haurà de seleccionar "Nova Actuació".
En el cas que l'actuació s'adreci a més d'una persona de l'expedient, caldrà seleccionar-les clicant la casella de verificació "Selecció", que es troba al costat esquerra del nom de la persona.
Seguidament, la botonera situada sobre l'espai de les fitxes vinculades s'activarà.
Des d'aquí, i havent seleccionat prèviament el botó "Actuacions", el professional podrà omplir l'actuació, la qual es registrarà a totes les persones que s'hagi seleccionat (aquesta funcionalitat es pot aplicar al registre "massiu" d'actuacions, demandes, problemàtiques i/o recursos.)
Per a crear correctament una actuació caldrà omplir, com a mínim, tots els camps obligatoris del formulari, que quedaran assenyalats amb un signe d'exclamació vermell si encara no han estat complimentats.
L'espai de registre d'una actuació té tres parts:
1.- Caràtula de l'actuació: recull l'espai en el què es relaciona la persona usuària, el professional, el temps, el motiu de l'entrevista i el tipus d'actuació que realitza el professional com a resposta immediata i, per tant, l'actuació que desenvolupa.
La caràtula de l'expedient compren els camps de:
2.- Espai destinat al recull de l'entrevista, acompanyament, gestió realitzada,...
És l'e spai descriptiu on el professional descriu el motiu de l'entrevista, el desenvolupament de la mateixa i els acords o conclusions finals.
3.- Espai que recull les vinculacions de l'actuació amb altres persones relacionades a l'expedient, altres professionals que han participat, actuacions anteriors o la cita relacionada a l'agenda.
Aquestes accions es poden registrar a través de les següents pestanyes des de les quals caldrà seleccionar les diverses opcions disponibles prement el botó per afegir:
Una vegada que el/la professional hagi omplert tota la informació de l'actuació ha de prémer el botó "Guarda".
En el cas que s'hagi vinculat l'actuació a una cita, l'Hèstia preguntarà si el/la professional vol que l'estat de la cita es modifiqui de "Pendent" a "Realitzada".
Sempre que aquest/a professional confirmi el canvi, el programa modificarà l'estat de la cita, tant a l'agenda professional, com a l'agenda de la fitxa personal.
A través de les pestanya de "Actuacions" el/la professional tècnic/a podrà visualitzar i/o accedir a les actuacions registrades a les persones vinculades de l'expedient.
Les actuacions que es mostren estan ordenades, per defecte, des de la darrera actuació que qualsevol dels professionals que treballa amb l'expedient ha registrat, tot i que en qualsevol moment es pot modificar aquest ordre de visualització prement sobre la capçalera de la columna.
El professional té a la seva disposició els filtres existents per tal de facilitar la consulta de les actuacions.
Per últim caldrà prémer posteriorment el botó de "Carregar".
Alhora, des d'aquesta pestanya, el/la tècnic/a pot exportar les actuacions, bé totes o només les seleccionades, a un document word, prement el botó "d'Exportar", essent el primer botó que es troba a sota del requadre d'observacions.
L'Hèstia permet modificar el registre d'una actuació manual ja guardada durant un període de temps concret preconfigurat, que es defineix mitjançant un paràmetre (no de dies) que introdueixen la Coordinadora o l'Administrador de l'entitat a la Configuració.
Si aquest període es supera (habitualment és d'uns 15 dies, aproximadament), es podrà consultar l'actuació prement sobre la mateixa actuació a consultar, però no es podran realitzar canvis (el botó "Grava" apareix desactivat).
Algunes actuacions automàtiques no són modificables i si s'esborra, per exemple, el recurs concedit que les va generar, desapareixen automàticament.
En cas que calgui esborrar una actuació que s'hagi creat per error utilitzarem el botó per esborrar de la filera corresponent.
Aquesta funcionalitat només la tenen habilitada els/les coordinadors/es, i alguns tècnics habilitats per aquest últims.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
En aquesta pestanya s'associen les fitxes d'una o més persones, amb les què s'intervindrà des del servei, a l'expedient.
Aquest procés es porta a terme mitjançant la pestanya de "Persones vinculades", prement sobre el botó "Vincula".
Aquest botó obrirà el cercador, des d'on es poden buscar i seleccionar les fitxes personals que s'afegiran en aquest apartat.
La primera persona que s'inclogui a l'expedient constarà com a "Persona Principal" d'aquest expedient, és a dir, la persona principal de l'objecte de l'actuació o de referència.
Tot i això, en qualsevol moment es pot modificar aquesta característica, sempre que hi hagi més persones vinculades, prement sobre el tipus de relació de la persona que cal modificar.
Posteriorment, per a cadascuna de les fitxes que s'afegeixin, caldrà escollir quin tipus de relació té amb la "Persona Principal", quedant així definides les relacions familiars.
Per poder afegir/vincular qualsevol persona a l'expedient, cal prèviament, haver registrat la seva fitxa personal.
En cas que en el moment de vincular altres persones a l'expedient, i quan només es disposi de la fitxa personal de la persona principal, caldrà que el professional que crea l'expedient, generi, en conseqüència, la resta de fitxes personals de les persones a vincular ( * recordar que és necessari disposar del Full de Consentiment de dades de tota persona registrada a Hèstia).
3.- Cercar la persona a vincular utilitzant el camps disponibles
Seguidament caldrà afegir la resta de persones amb les què s'intervindrà, tant si és la persona receptora directe de la intervenció, com beneficiària (que la intervenció del professional l'afectarà en algun moment del procés).
En qualsevol moment, i clicant sobre la persona vinculada a l'expedient, s'accedirà directament a la seva fitxa personal.
Una vegada ja s'han vinculat totes les persones amb les què es treballarà a l'expedient, es pot iniciar el registre de la demanda, situació, actuacions, i/o prestacions amb la botonera habilitada d'"Actuacions", "Demandes", "Problemàtiques", Recursos", i "Tràmits", així com els acords de treball a través de la pestanya "Pla d'Intervenció".
Per poder registrar l'atenció i la intervenció porfessional s'ha de clicar sobre "Afegir" i escollir el tipus d'atenció que es realitza:
Seleccionant vàries persones integrants de l'expedient, mitjançant l'opció "Selecció" que es troba a l'esquerra de cada persona vinculada, es pot fer un registre simultani per a les persones seleccionades:
Un cop registrats, el professional pot accedir a la informació mitjançant les pestanyes relacionades amb les actuacions, demandes, Problemàtiques, Recursos i Tràmits.
Si s'ha fet el registre simultàni per a més d'un integrant de l'expedient per exemple d'un recurs, a la pestanya "Recursos" es veurà un recurs a nom de cadascuna de les persones seleccionades.
L'estat d'una persona en un expedient concret pot ser "Actiu" o "Inactiu".
Per altra banda, hi ha un tercer estat "Èxitus" que no es pot modificar des de l'expedient, ja que ve determinat per la fitxa personal (veure informació del camp "Estat" de la Fitxa Personal).
Tots aquests estats es representen gràficament amb botons situats a la primera columna de la taula de persones vinculades.
Per canviar d'estat qualsevol fitxa, ja sigui d'"Actiu" a "Inactiu" o a l'inrevés, només cal prémer el botó d'estat de la filera adient.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
En el moment que el professional de l'EBAS fa la primera entrevista, s'inicia la intervenció social amb la persona i/o família, i serà aquest professional qui obrirà un nou expedient.
L'Expedient a Hèstia és alhora una eina de registre de l'atenció que realitzen els professionals de serveis socials i de seguiment de tota la intervenció realitzada fins al moment, amb independència del professional que hagi realitzat el registre.
Sempre que el professional faci un bon ús d'aquest registre, pot esdevenir un suport bàsic per al desenvolupament de les futures intervencions a realitzar.
Així, la primera vegada que la persona sigui atesa per un professional tècnic, aquest haurà de crear l'expedient, recollint tant les dades identificatives de l'expedient (caràtula de l'expedient i persones vinculades), com les que el professional consideri oportunes i indispensables per tal de recollir i plasmar la demanda de la persona, la seva situació i necessitats, les possibles prestacions, les actuacions i els acords que determinaran la intervenció del professional i del servei.
Tant si la persona a qui s'atén arriba al servei per iniciativa pròpia, com si aquesta prové derivada per un altre servei (servei extern), el primer que farà el professional és obrir un nou expedient.
En el cas que la persona hagi estat derivada per un altre servei, és de vital importància, en el moment d'atendre la persona i registrar qualsevol dada a Hèstia, disposar de la informació o documentació traslladada pel servei derivant.
Seguidament, el programa mostrarà la pantalla del formulari d'expedient.
Aquesta pantalla es divideix en dos finestres:
Aquesta és la primera part de l'expedient, on es generarà el número de l'expedient (sempre correlatiu al creat amb anterioritat – el compte, automàtic, comença a l'inici de cada any i finalitza el darrer dia-) i altres dades com el sector, subsector, nom familiar de l'expedient, procedència, situació de l'expedient i nivell de risc, l'equip i professional de referència de l'expedient.
Tots els camps inclosos en aquest apartat són preconfigurats i, per tant, només caldrà "escollir" l'opció que s'ajusti a la realitat, excepte el camp "Nom de l'expedient" que el professional ha de registrar manualment.
Tant per emplenar aquest camp, com el de "Situació de l'expedient" i "Grau de Risc", és important el consens de tot el servei per tal que tots els professionals registrin seguint uns criteris comuns.
Una vegada omplerts tots els camps de la caràtula, s'ha d'apretar el botó "Guarda".
En aquest moment Hèstia generarà el número d'expedient automàticament, amb l'estat "obert", recollint la data i hora de creació.
Les dades que cal introduir són:
Important recordar que una vegada complimentada aquesta informació, cal prémer el botó "Guarda".
Amb aquesta acció s'enregistra el nou expedient i se li assigna automàticament un número, que es mostrarà a la part superior esquerra de la finestra.
A partir d'aquest moment, ja es podran vincular les persones que formaran part d'aquest expedient i registrar la informació relacionada amb l'atenció i la intervenció social.
Una vegada l'expedient ja està creat, s'hi pot accedir al mateix per 2 vies:
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Una vegada la Fitxa Personal del ciutadà ja s'ha registrat a Hèstia, es podrà donar cita a la persona usuària amb el seu professional referent.
La cita es pot programar des del propi mòdul de l'Agenda, des de la Fitxa personal del ciutadà i des de l'expedient de serveis socials bàsics.
En funció de l'organització aquest referent serà el professional d'acollida, el de referència per territori (segons la situació del domicili del ciutadà), o bé per la temàtica relacionada amb la demanda que motiva l'atenció.
Per poder obrir el mòdul d'agenda, cal clicar sobre el botó "Agenda" situat a la barra de navegació
L'agenda permet la gestió del temps dels professionals, de les visites de la persona usuària (el resum de les quals podrem consultar a la pestanya "Agenda" de la Fitxa Personal; la seva assistència a les cites programades,...), consultar la disponibilitat, tant de l'agenda pròpia com la d'altres companys/es d'equip, i alhora explotar les dades de l'agenda a través del llistat.
Una cita també es pot programar a més d'un ciutadà a la vegada i amb més d'un professional.
Només cal clicar el signe "+" que ens permetrà, mitjançant el cercador de persones, afegir tantes persones com considerem necessàries i tant professionals com vulguem.
Clicant a sobre de cadascun dels ciutadans de la cita s'accedeix directament a la seva fitxa personal.
Alhora, l'Agenda també permet gestionar les reserves de temps propi.
En el cas que el o els professionals de l'equip disposin d'un espai de permanències configurat prèviament per el/la coordinador/a en l'horari propi de cada professional (des de "configuració" d'usuaris Hèstia), aquest es mostrarà a l'agenda amb un color diferent.
Per defecte, el professional accedeix a la seva agenda pròpia.
Per visualitzar i treballar l'agenda de qualsevol altre membre de l'equip clicarem a l'opció "D'altres" professionals.
Els colors a l'agenda tenen un paper important.
En el cas que el professional treballi amb l'agenda pròpia, aquest indicarà l'estat de les cites i/o les reserves.
En canvi, quan el professional ha seleccionat l'agenda d'altres professionals del seu equip o sector, els colors s'identificaran amb cada professional, per tal de diferenciar-los a la vista de l'agenda (els colors assignats pel sistema per defecte, els pot modificar el/la coordinador/ora des del mòdul de "Configuració", dintre les especificacions pròpies de cada usuari).
A la barra contextual de l'agenda, el professional té a la seva disposició la "Llegenda de colors", per tal d'obtenir informació respecte a l'equivalència de cada color amb l'estat de la cita de l'agenda pròpia.
La pantalla principal de l'agenda es composa, observant-la de dalt a baix i d'esquerra a dreta, dels següents elements:
El programa permet crear dos tipus d'entrades: les cites i les reserves:
Per crear qualsevol cita a un altre professional del servei, és important tenir pressent els següents aspectes:
Previ a obrir una nova cita, caldrà observar la disponibilitat del professional.
Per fer-ho, prèviament s'ha d'informar dels aspectes mostrats anteriorment, a través dels camps que l'Agenda incorpora amb el mateix nom, bé siguin camps desplegables, o bé de selecció (professional).
Així, en primer lloc, i a través del camps desplegables es seleccionarà el sector, el subsector i l'equip del professional.
Posteriorment, i gràcies a que en la selecció anterior la llista de professional s'ha perfilat ajustant-se a la selecció realitzada, es marcarà, clicant sobre la casella de verificació que es troba a l'esquerra del professional, al qui se li assignarà la nova cita.
Un cop realitzada aquesta selecció, veure'm com l'agenda del professional es mostra en la pantalla, fent possible d'una banda, veure la seva disponibilitat per poder assignar-li una nova cita a l'agenda, i per una altra, afegir la nova cita en els espais lliures.
Per poder assignar una mateixa cita a més d'un professional, aquests han de formar part del mateix equip.
Una vegada que el professional que registra la cita sàpiga la disponibilitat de l'agenda del professional que ha d'atendre a la persona usuària, o bé del professional a qui se li ha d'assignar la cita (professionals de primera acollida), tenim 2 formes per poder afegir la cita des del mòdul de l'Agenda.
Qualsevol d'aquestes accions obre el formulari de creació de la Cita, que conté els següents camps de registre:
És important registrar tots els camps d'aquesta finestra.
Es recorda que els primers camps ja els preomple Hèstia, si el professional que crea la cita ha seleccionat correctament els camps anteriorment explicats (sector, subsector, equip i professional), o si es fa des de l'expedient de primària i les opcions són unívoques (si només hi ha un subsector a l'ABSS, si el professional referent només forma part d'un equip...).
Sinó s'haurà d'escollir entre les opcions disponibles.
Cal tenir pressent que la Cita la podem utilitzar per agendar altres espais de temps, com són:
Des de la pestanya de "Actuacions vinculades" de la cita es podrà accedir a les actuacions que es vinculin a la mateixa a través de l'expedient.
Si el lloc seleccionat per a realitzar la cita és en dependències de l'EBAS o de l'ens local, la vista de la cita s'emmarca en color blau i si el lloc es fora d'aquesta ubicació es mostra el contorn en color vermell, per tal que el professional pugui veure a simple cop d'ull la seva disponibilitat real.
En cas de voler modificar una cita, i en el cas que la modificació afecti a la mateixa setmana només caldrà seleccionar la cita amb el ratolí i, arrossegar-la fins l'espai disponible.
Per modificar la data fora de la mateixa setmana caldrà accedir a la cita, clicant sobre la mateixa i seleccionant, posteriorment, el botó de veure, o bé clicant 2 vegades sobre la mateixa.
Des d'aquí es pot modificar la data de la cita.
(Cal, prèviament, haver cercat l'espai disponible a l'agenda, visionant les setmanes successives a la de la cita present).
Obrint la cita també es pot modificar l'estat de la mateixa, bé si la persona finalment no acut, o si és anul·lada.
En aquest cas, la cita desapareixerà de la pestanya "Calendari", però no així de la pestanya "Llista", ni de la relació de cites de la persona "d'Agenda" de la Fitxa Personal.
La duració de les cites no es pot estendre a períodes més grans d'un dia.
La finestra d'edició de la cita és idèntica a la descrita en l'apartat anterior.
Una vegada fetes les modificacions es pitjarà el botó "Guardar" per a conservar els canvis, o, si calgués, "Cancel·lar" per a descartar-los.
Les reserves de temps es creen clicant el botó "Reserva" o fent doble clic damunt el calendari, seguint els mateixos passos que per a la creació de cites, però escollint l'opció "Reserva de Temps".
Els camps a complimentar en una reserva de temps són:
En prémer aquest botó Hèstia generarà un missatge d'avís:
Si una persona no acut a la cita que tenia prevista, el que hauriem de fer en tot cas és posar la cita de l'Agenda en estat "Anul·lada persona usuària" o "Anul·lada professional" per tal que no es visualitzi a l'Agenda, però sí que consti en l'apartat "Llistat" i a la pestanya "Agenda" de la fitxa personal que conté el recull de les cites agendades de la persona i el seu estat.
El /la professional només pot esborrar les seves cites i reserves de temps.
En el cas que intenti esborrar una reserva de temps o cita d'un company/a, el programa no executarà l'ordre.
Hi ha la possibilitat de crear notes recordatori a la pròpia agenda del professional.
Aquestes notes personals queden situades al marge superior de la data de l'entrada a què fan referència i no es poden allargar ni exportar a altres dates, ni explotar a cap llistat.
En cas que els professionals usuaris d'Hèstia disposin d'agenda Outlook (aquesta opció només està disponible per a aquest programari) poden fer un bolcatge de totes les entrades que tinguin a la seva agenda d'Hèstia a aquesta altra per tal de poder veure-les des de dispositius mòbils, per exemple.
Aquesta opció és molt útil per a aquells professionals que fan intervencions fora del seu lloc habitual de treball.
Per disposar d'aquesta opció per defecte, hem de seleccionar l'opció "Traspàs cites Outlook" del professional des de l'apartat Configuració i també és imprescindible tenir l'adreça de correu de l'Outlook especificada en el camp "e-Mail" d'aquesta mateixa pàgina de dades del professional de l'apartat "Configuració" al qual té accés el/la coordinador/ora:
En afegir una cita a l'agenda a un usuari o usuària, i mentre aquesta cita estigui en estat "Pendent", disposarem d'una opció de generar "Recordatori".
Es tracta d'un senzill document Word per poder imprimir les dades bàsiques de la cita (dades del ciutadà, data i hora).
Un cop la cita tingui l'estat "realitzada", aquest botó canviarà a "Justificant" i podrem obtenir un document amb què acreditarem l'assistència de la/les persona/es a la cita.
Es pot enviar el "Recordatori" o el "Justificant" a les adreces de correu electrònic dels usuaris, sempre i quan aquestes estiguin especificades a les "Fitxa persona" dels usuaris seleccionats a la cita.
Aquests documents de recordatori o justificant són personificables per a cada ABSS des de l'apartat de tràmits.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
La Fitxa personal d'Hèstia és l'espai destinat a recollir tota la informació relacionada amb les dades bàsiques de la persona usuària de Serveis Socials, i certa informació complementària que pot ser útil disposar, i alhora, permet veure les diverses intervencions que es realitzen o s'han realitzat amb la persona usuària, des de qualsevol àmbit o servei, donat que la fitxa personal potser vinculada un o més d'un expedient del mateix servei social bàsic o d'altres serveis, i fer-ho mantenint la unicitat de les dades personals.
Permet registrar de forma unívoca les dades pròpies de cada persona, i és un element diferenciat i alhora relacionat amb els expedients.
No emmagatzema cap tipus d'actuació de seguiment o tractament, donat que a Hèstia, l'espai destinat per poder registrar i gestionar l'atenció professional són els expedients dels diversos àmbits i/o serveis.
Qualsevol professional del servei pot crear, accedir i registrar informació en aquest apartat.
Seguidament s'obrirà el formulari per a la creació d'una nova fitxa, accedint directament a la Pestanya bàsica de la Fitxa Personal, on veurem diversos camps de registre.
El botó de l'Historial present a la barra de navegació en qualsevol de les pestanyes de la Fitxa personal, permet conèixer els canvis de professional, municipi o equip de la persona usuària en tota la seva trajectòria en el servei.
La fitxa personal pot ser modificada en qualsevol moment.
Per tant, es poden anar introduint dades que no s'hagin informat en el moment de donar d'alta la fitxa, o modificar-les si fos necessari.
Per tal de poder afegir demandes, problemàtiques, recursos o tràmits a l'expedient d'una persona, és obligatori que el camp del municipi de residència de la fitxa personal coincideixi amb un municipi sota la responsabilitat de l'ABSS.
Si el municipi de residència registrat és diferent a l'ABSS o no està emplenat, només podrem registrar actuacions (segons la llei de serveis socials hem d'atendre a tothom, però no estem obligats a donar recursos, ni fer diagnosi social si no són residents del nostre municipi).
A la Fitxa personal de la persona usuària, en concret a la pestanya de "Traçabilitat", es mostra la relació de les intervencions que es realitzen o s'han realitzat amb la persona des de diversos serveis i/o àmbits, a través dels expedients en els què aquesta persona està vinculada.
Des d'aquest espai també es pot accedir a qualsevol expedient dels diversos serveis, sempre que es disposin dels permisos que habilitin al professional per a aquest accés.
En el moment que una ciutadà s'apropa a serveis socials per primera vegada i fa la petició de ser atès/a per un professional del servei, és necessari, previ a donar-li hora amb el/la professional que l'atendrà, crear la seva fitxa personal a Hèstia.
Per poder crear la fitxa, s'ha de prémer el botó "Nova persona" de la barra de navegació ubicada tant al cercador, com a l'agenda professional.
Seguidament s'obrirà el formulari per a la creació d'una nova fitxa, accedint, directament a la Pestanya bàsica de la Fitxa Personal, on veurem diversos camps de registre.
Cal tenir en compte que alguns d'aquests camps són obligatoris, mentre que d'altres, tot i no ser obligat el seu registre, és important registrar sempre que disposem de la informació.
El camps obligatoris són els següents:
Per defecte, l'Hèstia ja omple el camp de Professional d'alta.
La resta de camps són opcionals i queda a criteri organitzatiu de cada Àrea Bàsica la decisió sobre quins camps cal omplir, qui els omplen i en quin moment del procés i, tot que alguns del camps de la pestanya d'informació bàsica no són obligatoris es recomana als professionals a omplir el màxim de camps possibles per tal de disposar de les dades en el moment que les puguin necessitar, com per poder accedir a altres funcionalitats que ofereix el servei Hèstia (consulta serveis Via Oberta: dades Padró, Títol Família Nombrosa, Títol Família Monoparental, Grau Discapacitat,...).
En el moment d'accedir a Hèstia, quan el professional s'identifica per accedir amb el seu usuari i contrasenya habitual, veurà que també pot accedir a l'eina amb certificat digital.
En cas que el professional accedeixi al servei Hèstia amb aquestes credencials (usuari/contrasenya + certificat digital), aquest tindrà habilitada, tant la consulta del padró d'habitants, com d'altres consultes que Hèstia incorpori a través de Via Oberta (si es tenen autoritzades aquestes consultes; en cas contrari, cal parlar amb el Responsable d'Interoperabilitat de l'ens de l'ABSS).
La consulta a Padró es realitza des de la Fitxa Personal/Pestanya de dades bàsiques.
Caldrà registrar prèviament, el camp de documentació i del municipi de la pestanya de "Consulta a Padró", i prémer el botó de "consulta", per tal que Hèstia mostri les dades que coincideixen amb aquesta consulta.
Posteriorment, i en cas que considerar-ho oportú, es podrà traslladar la informació de la consulta a la pestanya d'"Adreça Recollida", així com d'altres dades disponibles en el moment de fer la consulta – nom, cognoms, data de naixement,... –.
Per fer-ho cal prémer el botó de "Copia".
La pestanya d'adreça recollida i la pestanya de consulta a padró poden tenir registrades dades no coincidents, donat que podem treballar amb un/a ciutadà que viu en un domicili i resta empadronat en un altre diferent.
És el professional qui decideix si vol conservar més d'una adreça de l'usuari (l'adreça oficial retornada per la consulta del Padró i altra adreça alternativa).
Espai reservat per registrar les anotacions del professionals.
El contingut d'aquest espai no és accessible pel ciutadà en cas de l'exercici dels seus drets ARCO.
Tot i això, cal tenir en compte que les autoritats públiques, com les judicials,..., en l'exercici de les seves funcions que tenen atribuïdes en aplicació de l'article 11.1 d) de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, podran sol·licitar aquestes dades.
És d'important rellevància disposar del Full de Consentiment de Dades de la/es persona/es amb les què es treballarà i que es donen d'alta al Servei.
Per aquest motiu, l'Hèstia incorpora el botó " Consentiment ", des del qual es traspassen les dades identificatives de la persona usuària a un document de format estandarditzat (amb personalització configurable per ABSS), ja preparat per a imprimir, i perquè l'usuari el signi conforme autoritza l'Àrea Bàsica a utilitzar les seves dades personals d'acord amb la Llei Orgànica 15/1999, el Reial Decret 1720/2007 i la LOPD.
El document és personal, per tant en cas que l'objecte d'intervenció sigui, o bé un menor, o un persona incapacitada, caldrà que el document el signi el tutor/a, o representant legal.
En el moment què el professional disposi del full de consentiment de dades signat per la persona usuària, cal fer-ho constar així, en l'espai reservat de la pestanya Dades bàsiques de la Fitxa personal.
Quan s'obre una nova fitxa cal que la persona usuària signi el full de consentiment.
Si aquest ho accepta, la fitxa ja estarà disponible per a tots els professionals usuaris d'Hèstia dins de la mateixa Àrea Bàsica.
Al programa Hèstia les Fitxes Personals només poden tenir dos estats: "Activa" o "Èxitus".
Aquesta informació apareix a la part superior dreta de la finestra d'informació bàsica de la fitxa.
Les fitxes personals passen a estat "Èxitus" en cas de defunció.
Aquest canvi comporta la caducitat de recursos i el tancament dels expedients (en cas que sigui la única fitxa vinculada a l'expedient).
La data d'èxitus, que se'ns demanarà després de pitjar el botó, s'utilitzarà com a data de tancament de tota la documentació relacionada amb la fitxa.
Es pot reactivar una persona marcada com a èxitus, o be modificar la data de defunció, sempre que hagi estat un error.
Pot gestionar la reactivació o modificació de data qui tingui rol de tècnic o de coordinador, clicant el botó de "Recupera".
Es pot donar de baixa una fitxa personal només en el cas que el ciutadà no tingui cap expedient ni cita vinculada, i aquesta acció queda restringida al rol d'administrador, coordinador, o tècnics habilitats.
Aquesta és la pestanya que permet recollir dades "addicionals" de la persona usuària.
El programa permet, en aquesta pestanya, recollir informació relacionada amb els ingressos de la persona, la relació laboral, la situació legal com a persona nouvinguda, o informació relativa als centres d'ensenyament o de salut.
Tot i això, és important tenir en compte que la majoria d'aquestes dades són modificables en el temps, i per tant cal una actualització constant de les mateixes (evolució i disminució dels ingressos de la persona, reagrupament pendent o realitzat, evolució del centre d'ensenyament,...).
A través d'aquesta pestanya el professional podrà afegir tràmits a la persona usuària.
Aquesta funcionalitat també la pot fer el professional amb el rol d'auxialiar adminsitratiu.
Alhora, des de la mateixa pestanya podrà visualitzar la relació de tràmits que registrats a persona, independentment del seu estat (tramitat, concedit o denegat) o si han estat registrats a la fitxa personal o a l'expedient/s al qual/s aquesta persona està vinculada.
Per afegir un tràmit el professional cliclarà sobre el botó habilitat d'Afegir tràmit".
Seguidament s'obrirà una finestra emergent, en la que haurà de seleccionar el Sector i Subsector, i posteriorment l'àmbit d'intervenció al qual el tràmit està relacionat, i el tipus de tràmit: Propi o Generalitat.
Una vegada seleccionat el tràmit, aquest es mostrarà al llistat de relació de tràmits, que permet, alhora, veure o modificar l'estat del mateix, o generar el document associat, en un document de Word.
El llistat també mostrarà l'estat del tràmit (tramitat/concedit/denegat).
Hèstia també permet registrar els tràmits a l'expedient d'intervenció.
Per tant, en cas que aquesta persona estigui vinculada algun expedient, s'orienta als professionals a registrar i gestionar els tràmits des de l'expedient, per tal de mantenir una foto en el mateix espai de tota la intervenció que s'està realitzant amb la persona.
Aquesta pestanya recull la llista de totes les cites amb les que la persona usuària ha estat relacionada.
A través d'aquest recull es pot veure la relació de la persona amb el servei, i els professionals que l'han atès en tot moment.
Aquesta pestanya "s'alimenta" directament i automàticament, de l'agenda dels professionals.
Des d'aquesta pestanya es poden fer les consultes a les que els professionals estiguin habilitats, a través del certificat digital, i que el servei Hèstia disposi.
En l'actualitat, a part de la consulta a dades de padró, es poden consultar dades de discapacitat, família monoparental, i família nombrosa.
Vegeu més informació sobre les consultes a Via Oberta disponibles a Hèstia.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Desenvolupar una nova versió iArxiu (2.17)
Construir component d'integració amb INSIDE i remissió al núvol d'expedients i documents de l'AGE
Construir component d'integració amb INSIDE i remissió al núvol d'expedients i documents de l'AGE per tal de poder remetre expedients i documents en format ENI |
En aquesta pestanya de l'Hestia, intenta concentrar i facilitar, l'accés i explotació de totes els documents, informes existents, etc... que pot necessitar el professional en qualsevol moment del desenvolupament de la seva tasca.
Actualment, únicament existeix el document del Compromís Socioeducatiu.
Per crear un infome cal prémer el botó "Informe" d'aquesta mateixa pestanya.
Seguidament Hèstia generarà la finestra que conté diverses pestanya que s'han d'anar anar complimentant amb totes les dades necessàries.
En un primer moment el/la professional podrà registrar la pestanya generar i la que porta per nom "Primer".
Les pestanyes de "Segon", "Tercer", "Cinquè" o la de "Mesures", no es podran generar sense haver guardat prèviament l'informe, clicant el botó "Guarda".
Un cop s'ha Guardat, apareix l'opció d'exportar l'informe a un format de Microsoft Office Word i així poder extreure'l a un format de paper.
A continuació es mostra la informació de les pestanyes que conté l'informe de compromís socioeducatiu:
A través de les pestanya de "Informes" el/la professional tècnic/a podrà visualitzar i/o accedir als informes registrats a l'expedient.
La llista de recursos registrats estan ordenades, per defecte, partint del darrer informe registrat, tot i que en qualsevol moment es pot modificar aquest ordre prement sobre la capçalera de la columna.
Per a accedir i/o editar un informe concret, caldrà clicar a sobre del mateix.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
S'entén com actuació, el conjunt d'actes, accions i documents que integren un procediment.
En el cas del programa Hestia, entendrem l'actuació totes les intervencions realitzades als usuaris, ja siguin entrevistes, assignacions de recursos, etc...
Per afegir una actuació cal prémer, des de la pestanya d'actuació, el botó "Actuació".
Seguidament Hèstia obrirà el formulari per poder registrar l'actuació en qüestió.
En aquest formulari cal omplir el següents camps:
Persona relacionada: individu beneficiari o afectat de qualsevol de les accions que empren el treballador social o usuari similar, actuacions, demandes, problemàtiques o recursos.
Data i hora en que es realitza l'actuació.
Hores: fa referència al temps dedicat per el professional a l'actuació.
Alta (Usuari Alta): fa referència al usuari que dona d'alta l'actuació, normalment coincideix l'usuari responsable de l'actuació.
Responsable (Usuari responsable): fa referència al usuari responsable de l'actuació.
Lloc: ubicació on es realitza l'actuació (Camp Obligatori).
Tema: serveix per descriure breument el contingut de l'actuació.
Actuació: fa referència al tipus de d'actuació.
Per veure una descripció més detallada sobre els tipus d'actuació, clicar la icona de l'interrogant que es troba al costat del deslligable.
Àmbit: referent a l'àmbit temàtic de l'actuació.
Casella de verificació Inserir l'actuació en els expedients de tots els germans de l'infant/adolescent: activant aquesta casella, l'actuació que s'està creant, també es crearà en els expedients del germans, dada que s'extraurà de la pestanya de Persones Vinculades, i seran totes aquelles que en el Tipus de relació indiqui que són germans i que a la vegada, aquest tinguin expedients d'EAIA oberts.
Text: espai reservat per escriure el contingut de l'entrevista realitzada.
Pestanya Persones assistents: per afegir la relació de persones que han estat presents a l'entrevista, o que s'ha parlat telefònicament, o etc...
Pestanya Professionals assistents: per afegir la relació de professionals que han assistit a l'entrevista, o que s'ha parlat telefònicament, o etc...
• Usuaris: altres membres de l'equip propi de l'Àrea Bàsica en mode nominal.
• Entitats: altres professionals que no pertanyen a l'Àrea Bàsica.
Aquest professionals estant agrupats en mode no nominal seguint la agrupació donada per la Generalitat.
Pestanya Actuació relacionada: per relacionar altres actuacions anteriors que com a conseqüència d'aquestes actuacions s'ha generat aquesta última.
Per últim caldrà clicar el botó "Guarda", per a que l'actuació quedi registrada a Hèstia.
A través de les pestanya de "Actuacions" el/la professional podrà visualitzar i/o accedir a les problemàtiques registrades a les persones vinculades de l'expedient.
Les actuacions registrades que es mostren, estan ordenades per data des de la darrera problemàtica registrada a l'expedient.
Per poder accedir a l'actuació, s'ha de clicar a sobre aquesta.
L'ordre en què es mostren es pot canviar prement la capçalera d'alguna de les columnes.
Per a modificar-les cal obrir l'actuació concreta, modificar les dades i desar els canvis.
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |
Fa referència tant a la als problemes detectats pel professional com els manifestats per l'usuari en el decurs de la relació.
Les problemàtiques es poden registrar una sola vegada, ja que aquesta es podrà prorrogar en el temps, mitjançant la Data d'Inici i Fi, o tornar a obrir si està tancada.
Per defecte el programa dona com a Data d'Inici el dia en que s'introdueix la problemàtica, i com a Data de Fi el 31 de desembre de l'any en curs.
Aquestes dates es poden modificar en qualsevol moment, editant la problemàtica, per exemple: si una problemàtica finalitza en una data anterior a la que hi consta a l'aplicació es modificarà la data de fi i es registrarà la data en la que finalitza.
Per afegir una problemàtica cal prémer el botó "Problemàtica".
Seguidament Hèstia obrirà el formulari per poder registrar la problemàtica en qüestió.
En aquest formulari cal omplir el següents camps:
• Tipus: individual si afecta únicament al titular de l'expedient o familiar si afecta al nucli de convivència.
• Data Inici: fa referència a la data en que comença la problemàtica.
• Data de Fi: fa referència a la data de finalització de la problemàtica.
Per últim caldrà clicar el botó "Guarda", per a que la problemàtica quedi registrada a Hèstia.
A través de les pestanya de "Problemàtiques" el/la professional podrà visualitzar i/o accedir a les problemàtiques registrades a les persones vinculades de l'expedient.
Les problemàtiques registrades que es mostren, estan ordenades per data des de la darrera problemàtica registrada a l'expedient.
Per poder accedir a la problemàtica, s'ha de clicar a sobre de cadascuna d'elles.
L'ordre en què es mostren es pot canviar prement la capçalera d'alguna de les columnes.
Per a modificar-les cal obrir la problemàtica concreta, modificar les dades i desar els canvis
Feu clic aquí per cancel·lar la resposta.
XHTML: Pots utilitzar aquestes etiquetes: |